V prejšnjem prispevku sem prikazal projekte kot učinkoviti pristop za uvajanje (večjih) sprememb v vsakodnevno delovanje. Čeprav bi se združbe s ciljem višje konkurenčnosti želele popolnoma spremeniti iz danes na jutri, to žal ne gre – predvsem zaradi omejenih kadrovskih in finančnih virov. Zato se je potrebno odločiti, katere spremembe so za združbo najbolj pomembna in nujna ter jih najprej udejanjiti. Da pa se spremembe vpeljujejo sistematično in usklajeno, skrbi “strateški management“.
Koncem prejšnjega desetletja so nekateri avtorji začeli pisati o “strateškem projektnem managementu” (leta 1999 je izšla knjiga Strategic project management, avtorja Michaela J. Termini-ja). Sam izraz se kasneje ni prav posebno uveljavil, vseeno pa se v času stalnih sprememb vse več govori in piše o povezavi projektnega in strateškega managementa. Še posebno pa stroka omenjeni področji povezuje z managementom celotnega nabora projektov v združbi (angl. project portfolio management), katerega cilj je zagotavljanje čim več koristi vseh projektov skupaj (kar pomeni, da včasih žrtvujemo manj pomemben projekt, da bi zaključili večjega, dražjega oz. pomembnejšega). A o managementu portfelja projektov kdaj drugič…
Strateški management in projekti
*Strateški management zagotavlja dolgoročno uspešnost delovanja združbe, pri čemer daje velik poudarek stalnemu prilagajanju združbe okolju. Z uveljavljenimi metodami (npr. SWOT analiza, BSC, ipd.) združbe ocenijo svoje delovanje glede na podobne združbe (konkurenca, branža…) ter poskušajo oceniti trende obnašanja kupcev in razvoja tehnologije. Ugotovitev slabosti, ki bi jih morali odpraviti (v primerjavi s konkurenco) in priložnosti, ki bi jih morali izkoristiti (npr. pojav nove tehnologije), združbi že nekako začrta strateške usmeritve oz. določi strateške cilje. Podobno velja za izkoriščanje prednosti združbe oz. pripravo preventivnih akcij za obrambo pred nevarnostmi (trg, konkurenca).
Glede na pričakovane koristi posameznih strategij se nato pripravi seznam strateških ciljev z opredeljenimi prioritetam. Običajno se najprej udejanjijo strategije (ali izvedejo projekti), ki naj bi v najkrajšem času dokaj zanesljivo prinesli največ koristi (ob nizkem vložku). V ta namen združbe najprej opredelijo enega ali več projektov, s katerimi naj bi se dosegli posamezni strateški cilji, ter ocenijo pričakovane koristi in izvedejo študije izvedljivosti teh projektov (okvirni plan in stroške projekta, zmožnost izvedbe). Sledi izdelava strateškega in operativnega plana projektov. Prvi naj bi veljal nekako za pet let, drugi prikaže projekte, ki naj bi se začeli v naslednjem letu.
S tem, ko vodstvo združb nadzira izvedbo projektov (običajno se preverja stanje ob mejnikih projekta), se kontrolira tudi udejanjanje strategij. Poleg tega po zaključku projektov preverjajo tudi doseganje namena (poslovnih ciljev) projekta, kar pa ni več v pristojnosti managerjev projektov – ti so zadolženi le za učinkovito izvedbo projektov.
V kolikor v kasnejših letih pri analizi okolja ugotovimo, da so trendi sprememb drugačni, kot smo jih predvideli, se temu ustrezno spremenijo tudi strateški cilji projekta. Posledica teh sprememb pa je tudi sprememba strateškega plana projektov – nekaterim se spremenijo prioritete, drugi se črtajo iz plana, pojavijo se novi projekti. Projektom, ki se že izvajajo, se lahko spremeni prioriteta in cilji.
Omenjen proces naj bi v združbah sistematično izvedli vsaj enkrat letno. V kolikor pa se v okolju zgodi nekaj nepričakovanega, kar močno zniža smotrnost strategij in projektov, pa je smiselno izvesti prilagoditve v najkrajšem možnem času. Vsako odlašanje seveda pomeni izgubo časa in denarja.
Omeniti pa moramo še dve zadevi. Prvič, strategije je možno uveljavljati tudi z manjšimi spremembami na operativnem nivoju ali z bolj učinkovitim delom posameznikov (višji letni cilji) – da ne bi kdo pomislil, da se strateški cilji dosegajo le s projekti. Vendar pa se s projekti doseže višje “preskoke” v delovanju. In drugič, izvajanje projektov je za nekatere kar “redno delo”. V zadnjih dveh prispevkih smo namreč govorili o tem, da so projekti sredstvo za uveljavjanje sprememb. Seveda niso le to, saj predvsem v “projektno usmerjenih” podjetjih (projektiva, gradbeništvo, inženiring, razvoj programske opreme po naročilu, ipd.) večina zaposlenih ves čas dela le na projektih.
Naslednjič: Razlike med projekti (naročnik, doba vračanja vloženih sredstev)
Leave a Reply