V literaturi najdemo veliko delitev projektov – glede na vsebino, dorečenost, trajanje, ponovljivost… Meni je nekako “najljubša” vsebinska delitev, ki sem jo predstavil v prispevku “Projekti – kaj in kdaj?“, kjer sem tudi navedel, da se projekti razlikujemo predvsem po poznavanju naročnika in glede na dobo vračanja vloženih sredstev. Zakaj je to pomembno?
Naročnik projekta naj bi bil kasnejši uporabnik (koristnik) proizvoda in plačnik projekta, zato je njegova osnovna naloga, da pred začetkom projekta natančno opredeliti končni proizvod (izdelek, proces, SW, stavbo), ob koncu pa ustvarjeni proizvod prevzeme v koriščenje. Pri zunanjih izvedbenih projektih imamo uradnega poznanega naročnika, ki natančno opredeli, kaj želi in kdaj, kar je ob sklenitvi posla navedeno v pogodbi. Kasnejše spremembe zahtev se obravnavajo z vidika dodatnega dela in stroškov in so stvar pogajanj ter morebitnih aneksov.
Vrste projektov glede na naročnika
*
Naročnik internega projekta pa naj bi bil predstavnik neznanih uporabnikov (kupcev bodočega izdelka) ali podrejenih zaposlenih (uporabnikov bodoče IT podpore). Z vidika opredelitve zahtev je zadeva težja, saj mora “uganiti” kaj uporabniki želijo, nedorečenost proizvoda pa je prvi vzrok za neučinkovito izvedbo projekta (neustrezen plan, naknadna usklajevanja, spremembe!). Nevarnost je še večja, če se npr. razvijalci zaradi neodločnosti tržnikov kar sami zamislijo izdelek, ki pa zaradi neskladnosti z željami kupcev kasneje doživi neuspeh na trgu. Podobno velja, ko IT oddelek na lastno roko razvije IT podporo, ki jo uporabniki potem sploh nočejo uporabljati. Zato si je pri internih projektih potrebno vzeti zadosti časa za ustrezne analize potreb uporabnikov, predvsem pa mora interni naročnik prevzeti odgovornost in se podpisati pod zahteve.
V veliko združbah je kot naročnik običajno naveden glavni manager, kar predvsem velja za interne projekte. Menim, da je to navedeno nekako v smislu, da “naroča projektnemu timu, da izvede projekt”, kar pa ni najbolj ustrezno, ker se s tem “zamegli” vloga dejanskega naročnika oz. koristnika proizvoda projekta. Glavni manager seveda “odloča o usodi projekta” (ali se izvede ali ne), zato bi bil v odločbi za izvedbo projekta lahko naveden kot “odobritelj” ali kaj podobnega. Ali pa se za “uporabnika” uporabi drug naziv…
Še težje pa je pri projektih v društvih. Posamezniki namreč velikokrat “igrajo obe vlogi” (naročnik in izvajalec), odvisno seveda od velikosti in organiziranosti društva . Glavna nevarnost v tem primeru je, da si kot “naročnik” niti ne vzame zadosti časa, da bi na začetku projekta jasno opredelil proizvod. Le-ta nastaja sproti, zaradi tega se velikokrat preveč improvizira, prihaja pa tudi do več konfliktov. Čeprav vse navedeno praviloma povzroči dodatne aktivnosti, pa ima delovanje v društvih tudi “olajševalno okoliščino” – izvedba sloni na prostovoljnosti in je mnogim hobi, za hobije pa so ljudje dostikrat pripravljeni žrtvovati veliko prostega časa … če je le volja!
Vrste projektov glede na dobo vračanja vloženih sredstev
*
Investicijski in razvojni projekti prinašajo koristi na daljši rok, kar pomeni, da učinkovita izvedba in uspešnost nista popolnoma odvisni. Nov izdelek se lahko razvija nekaj dalj časa, kot je bilo predvideno, pa bo še vedno lahko “hit” na trgu in prinesel ogromno zaslužka. Seveda pa se vedno lahko vprašamo, koliko bi zaslužili, če bi bili na trgu še mesec dni prej… Pri teh projektih je večje poslovno tveganje (neuspeh izdelka, neustrezna nova organiziranost), moramo pa poudariti, da je projektni tim odgovoren za učinkovito izvedbo projekta, ne pa za koristnost nastalega proizvoda. Slednje je odgovornost naročnika, ki je proizvod definiral.
Pri izvedbenih projektih, kjer je plačilo enkratno, po predaji proizvoda, (ne)učinkovita izvedba neposredno vpliva na uspešnost projekta – zamuda (penali) in večji stroški pomenijo manjši zaslužek. Poslovnega tveganja sicer ni, saj je naročnik poznan in tudi jasno opredeli končni proizvod (edino tveganje je, da ne bo plačal), so pa zato toliko bolj pomembna organizacijska tveganja, ki lahko povzročijo zamude in podražitev projekta. Pomembno pa je tudi, da se v pogodbi z naročnikom jasno opredeli, kdo nosi posledice različnih vrst tveganj.
Naslednjič:
Namen, obseg, cilj in proizvod projekta
Leave a Reply