V praksi se velikokrat pojavlja, da ljudje ne razumejo oziroma ne razlikujejo pojmov, kot sta namen in cilj. Poleg tega se v tujini v povezavi s tema pojmoma pojavlja tudi “obseg”, ki ga v slovenski teoriji in praksi redkeje srečamo, kar ljudi lahko še dodatno zmede. Da bo zmeda popolna, dodajam še omejitve in proizvode projekta. A vsi navedeni pojmi se dajo lepo razložiti in povezati.

Oxford Advanced Learner’s Dictionary namen in cilje opredeli takole:

  • Namen (angl. goal) – nekaj, kar se nadejaš, da boš dosegel (angl: something that you hope to achieve), dolgoročnejši cilji. Uporaba (angl.): to work towards a goal to achieve / attain a goal; You need to set yourself some long-term goals.
  • Cilj (angl. objective) – nekaj, za kar se trudiš, da bi dosegel (angl. something that you are trying to achieve). Uporaba (angl.): the main / primary / principal objective; to meet / achieve your objectives; the main objective of this meeting is to give more information on our plans.

Projekte izvajamo z namenom dolgoročnega koriščenja proizvodov

Namen projekta cilj projektnega managerja*

Projekti se običajno ne izvajajo zaradi projektov samih, ampak zato, da bi prinesli neke koristi. To je namen projekta! Da bi lažje razumeli pojem, se vprašamo: “Zakaj sploh izvajamo projekt?” Namen je nek »posredni cilj« ki se ne uresniči neposredno v okviru projekta, ampak ga na daljši rok uresničijo doseženi cilji projekta. V tuji literaturi smo poleg izraza “goal” našli tudi izraz “purpose”, a se redko uporablja, včasih pa je opredelitev združena: »goal« je specifičen rezultat ali »purpose« projekta (Microsoft, 1997). Andersen (2004) meni, da je namen projekta velikokrat reševanje poslovnega problema , zato bi ga lahko poimenovali tudi »poslovni cilj projekta«, saj je projekt vedno vzpostavljen in izpeljan z namenom, da učinki projekta služijo kot »sredstvo« za doseganje ciljev poslovanja.

Navedimo še nekaj primerov: nov izdelek je namenjen dvigu tržnega deleža, IT podpora procesu cenejšemu in hitrejšemu izvajanju procesa, konferenca promociji stroke, proizvodna hala pa razširitvi proizvodnje.

Tuji avtorji za opredelitev končnega stanja projekta uporabljajo izraza »objectives« (zato Hauc uporablja izraz “objektni cilj”) in »deliverables«. Opredelitev izraza »deliverable« v angleščini je: »a product that a company promises to have ready for a customer«, torej »proizvod za stranko«. Pojem bi tako opredelili kot nekaj, kar nastane kot posledica izvajanja aktivnosti do konca projekta – izdelek, storitev, nova organizacija dela, ipd., kar bi s skupnim izrazom lahko poimenovali proizvod(i).

Pojem, ki ga v neposrednem prevodu nismo našli pri slovenskih avtorjih, je »scope«, ki ga je nabolj smiselno prevajati kot »obseg projekta«, čeprav bi mu lahko rekli tudi vsebina projekta. PMBOK (2004) ločuje obseg projekta in obseg proizvodov (ki naj bi bili del ciljev projekta). Prvi naj bi vključeval obseg del, ki naj bi jih izvedli, da bi ustvarili proizvod, storitev ali rezultat z ustreznimi lastnostmi in funkcijami. Drugi vključuje lastnosti in funkcije, ki določajo proizvod, storitev ali rezultat. Obseg projekta opredeljuje, kaj projekt vsebuje in – kar je včasih še bolj pomembno – česa ne vsebuje (Burke, 2003).

Primer: obseg proizvodov uvedbe IT podpore procesu vključuje prenovljen proces (vključno z organizacijskim predpisom) ter razvit in v delovanje vpeljan SW, obseg del pa (lahko ali ne) popis in prenovo procesa, pripravo in izdajo organizacijskega predpisa, izdelavo specifikacije informacijske podpore, razvoj le-te, usposabljanje uporabnikov in poskusno delovanje.

Omejitve projekta smo opredelili že v prispevku “Značilnosti projektov…” – govora je o “jeklenem trikotniku”: kakovosti, času, stroških. Pri tem smo zapisali, da omejenost projektov pomeni, da mora biti proizvod projekta ustvarjen z določeno minimalno kakovostjo, v okviru predvidenih stroškov in do vnaprej določenega roka. Pomembno je torej zavedanje, da cilj projektnega tima ni le, da ustvari proizvod, ampak ga mora ustvariti v okviru postavljenih omejitev! Zato pojma cilj (objective) in proizvod (deliverable) nista sopomenki, ampak sta logično povezana – pričakovani proizvodi so del cilja.

Z enim stavkom bi tematiko opredelili takole: cilj projekta oziroma naloga projektnega tima je, da planirane proizvode (obseg) z ustrezno kakovostjo ustvari v okviru planiranega časa in predvidenih stroškov (omejitve), naročnik projekta pa bo po zaključku projekta s koriščenjem proizvodov projekta dosegel svoje poslovne (strateške) cilje, kar je namen projekta.