S potrjenim (internim) »Naročilom projekta«, kot smo na zadnjem debatnem večeru poslovenili »project charter«, projekt preide v drugo fazo – začne se priprava projekta. V omejenem času (rok je običajno tudi naveden v Naročilu) naj bi ožji projektni tim (manager projekta in nosilci posameznih strokovnih področij) izdelal podroben plan izvedbe projekta in organiziral vse deležnike projekta tako, da bi delo potekalo brez nesporazumov, napak, ipd.
Zanimivo, da tuji avtorji večinoma pišejo le o planiranju projekta, organiziranja pa ne obravnavajo kot procesa, ampak večinoma le navedejo možne organizacijske strukture, njihove značilnosti, prednosti in slabosti. Nekateri delno govorijo o organiziranju v sklopu planiranja. Newel (2002) proces poimenuje »organizacijsko planiranje« (organisational planning), kar bi lepše poimenovali »planiranje organizacije«. Meredith in Mantel (2009) na WBS takoj vežeta RAC matriko (pristojnosti / odgovornosti), Burke (2008) omenja plan komunikacij, Kleim in Ludin (1998) pa navajata »project manual«, kot pravilnik delovanja tima.
Kot sem zapisal že v enem od zgodnejših prispevkov, se je kake tri desetletja nazaj pojavil »project start-up«, ki naj bi načeloma združeval vse aktivnosti med snovanjem in izvedbo projekta, torej proces planiranja in organiziranja. Zasledil sem ga pri več avtorjih (Lock, 2009; PRINCE2, Turner in Simister, 2000; Young, 2000), ki pa »start-up« opredeljujejo dokaj različno. Hauc je fazo poimenoval zagon, sam pa sem nekako bolj naklonjen izrazu »Priprava projekta«.
Priprava projekta – proces in dokumenti
*
O planiranju in organiziranju sem tudi že pisal, a na kratko lahko opredelitve ponovimo. Poenostavljeno povedano se s planiranjem je opredeli “kaj, kdaj in kdo” bo kaj naredil na projektu, s čim (oprema) ter koliko bo to stalo. Večina avtorjev vključuje tudi plan obvladovanja tveganj, plan financiranja, itd. (glej sliko). Pri opredelitvi organiziranja bi najlažje povzel Newel-a (2002) – določitev vlog, pristojnosti in odgovornosti deležnikov projekta ter opredelitev načina poročanja na projektu. Ne smemo pa pozabiti na komuniciranje, prenos informacij in management dokumentacije projekta, kar bi prav tako lahko vključili v organiziranje projekta. Vse dokumente, ki nastanejo v fazi priprave projekta, lahko združimo v enega, ki ga združbe v Sloveniji največkrat poimenujejo elaborat projekta.
Pa še tale misel… Ko razmišljam o tem, kako podrobno pripraviti projekt, se vedno spomnim na trditev, ki sem jo zasledil pred leti v eni knjigi (žal sem pozabil avtorja). Zapisano je bilo nekako takole: »Vrhunski projektni manager (lahko) igra cele dneve golf!« To nekako pomeni, da lahko v primeru idealnega plana manager projekta enkrat tedensko pride samo preverit, če zadeve tečejo po planu. In seveda tečejo, ker je med pripravo projekta s svojim timom izdelal realen plan, jasno razdelil vloge in opredelil razmerja med deležniki, predvidel morebitne zaplete in jih uspel preprečiti… No, to je v današnjem spreminjajočem se času bolj »pravljica«, kot resničnost, kar še ne pomeni, da se dobri managerji ne trudijo čim bolj približati »idealnemu«. In kot pravi stari slovenski pregovor – dobra priprava je pol narejenega!
Leave a Reply