Kdor ne ve, kaj je gantogram, nas bo težko prepričal, da je kdaj (resno) vodil projekt! Eno najpomembnejših orodij, tako rekoč osnovno delovno sredstvo managerja projekta, ki služi časovnemu planiranju in kontroliranju izvedbe, se v originalu imenuje »Gantt chart«, po Ganttu, ki naj bi ga »izumil« že davnega leta 1917. Gantogram grafično prikazuje časovni razpored in trajanje izvedbe posameznih aktivnosti, ki so nanizane ena pod drugo. Za vsako aktivnost se tako hitro in jasno razbere, kdaj naj bi se začela in kdaj zaključila.
S tem, ko so prikazani konkretni datumi začetkov in koncev aktivnosti, so prikazani tudi dnevi, ko naj bi izvajalci aktivnosti posvetili svoj čas projektu. V gantogramu so lepo vidni zaključeni sklopi / faze projekta z mejniki (zaključki faz), pa tudi časovne rezerve nekritičnih aktivnosti, ki se lahko izkoristijo za uravnavanje obremenitev ljudi (o tem več naslednjič). Čeprav je imel gantogram prvotno eno veliko slabost v primerjavi s kasneje razvitim mrežnim planiranjem – ni vključeval povezav med aktivnostmi, so sodobna računalniška orodja to omogočila, zaradi česar se klasično mrežno planiranje vse bolj opušča.
Primer gantograma s prikazano kritično potjo
* Mimogrede, ko sem preverjal, kako »domača« je beseda »gantogram«, mi je »stric Google« ponudil kar 90.700 slik s primeri gantogramov. Preverite še sami…
Verzuh (2008) o gantogramu pravi: »Slika pove več kot 1000 besed!«, Pinto (2009) pa izpostavlja naslednje prednosti: je nazoren in razumljiv, zelo enostavno poveže mrežni plan in naročnikove želene roke, uporaben je za kontrolo in enostaven za posodabljanje, služi pa tudi ugotavljanju potreb po virih. Omogoča tudi hiter in enostaven izračun oziroma preverjanje več možnih scenarijev izvedbe oziroma simulacij ukrepov in posledic v procesu managementa tveganj. S pomočjo gantograma usklajujemo aktivnosti članov tima z aktivnostmi, ki jih mora v sklopu projekta izvesti naročnik, ter s tistimi, ki jih bomo zaupali pogodbenim izvajalcem.
Če sem pri mrežnem planiranju navedel, da je možno projekt skrajšati s krajšanjem kritičnih aktivnosti, nam gantogram omogoča tudi krajšanje s prekrivanjem aktivnosti. Če je potrebno »pohitriti« izvedbo (tudi že v fazi planiranja, velikokrat pa pri reševanju zamud v fazi izvedbe), lahko npr. aktivnost, ki naj bi se sicer začela takoj po zaključku predhodne, začnemo izvajati nekaj časa prej in tako obe povezani aktivnosti krajši čas potekata vzporedno. Seveda se aktivnosti in s tem projekt krajšajo tudi tako, da na neko aktivnost razporedimo več ljudi (čeprav trajanja ne moremo kar deliti s številom ljudi, kot to meni Dilbertov šef) ali pa aktivnost zaupamo pogodbenim izvajalcem.
Pri mrežnem planiranju sem napisal le, da aktivnostim pripišemo predvideno trajanje. Čeprav je zelo enostavno napisati številko (dneve ali tedne trajanja), je to ena najbolj kritičnih aktivnosti planiranja projekta. Avtorji poudarjajo, da se trajanje aktivnosti oceni na podlagi izkušenj planerjev (managerja, ožjega tima, predvidenih izvajalcev). K realnejši oceni pomagajo plani in poročila o izvedbi podobnih predhodnih projektov, plani tipskih projektov, sodelujejo lahko sodelavci iz projektne pisarne (s statističnimi »normativi«, ugotovljenimi z analizami zaključenih projektov). Pomagamo si tudi s ponudbami podizvajalcev, ali z izkušnjami s podobnih projektov v drugih združbah (sošolci, znanci, strokovna združenja). Kerzner (2009) pa predlaga, da naj trajanje ocenijo kar linijski managerji, ki naj bi imeli najbolj bogate izkušnje.
Leave a Reply