Če bi za do sedaj navedene korake planiranja lahko trdil, da so nekakšen »standard« oziroma jih izvedemo ne glede na tip projekta, pa plani, ki jih bom predstavil v naslednjih treh prispevkih, niso vedno posebej opredeljeni v fazi priprave projekta. Pri nekaterih tipih projektov so pomembni, pri drugih pač ne, ali pa so sistemsko opredeljeni (kot proces) na nivoju celotne združbe. Govorim o planih nabave, obvladovanja kakovosti ter kontrole.

Najprej poglejmo plan nabave. Tuji avtorji pod nabavo (angl. procurement) razumejo tako proizvode dobaviteljev, kot storitve pogodbenih izvajalcev. V tem prispevku sem bom usmeril le v prve, saj je nekako normalno, da se v plan vključi aktivnosti za pridobivanje podizvajalcev, na pravočasno naročanje materiala pa se dostikrat pozabi. Pod vire, ki jih nabavljamo, bomo razumeli material in polizdelke (npr. za izdelavo prototipov razvoja izdelka ali za gradnjo objekta) ter opremo (za vgradnjo ali za potrebe izvedbe projekta), pa še kaj bi se našlo.

Planiranje nabave in odločanje o nabavi

Nabava virov projekta*

Opredelitev plana nabave in vključitev aktivnosti nabave v terminski plan projekta je odvisna od dostopnosti vira, ki ga potrebujemo. Če material lahko kadarkoli kupimo v trgovini ali pa ga dvignemo iz skladišča, potem se projektni tim s tem v fazi priprave projekta ne ukvarja. Povsem drugače pa je, če so dobavni roki daljši ali če je potrebno polizdelke ali opremo predhodno tudi prilagoditi našim potrebam. Posebni problem je seveda naročanje v javnih združbah, kjer je potrebno izvesti javni razpis, planiranje dobav vnaprej pa je pomembno tudi v združbah, kjer za večje število projektov material naročajo hkrati, ker zaradi večjih količin dosežejo nižjo ceno.

Vhodni podatek za plan nabave je plan potrebnih virov za izvedbo posameznih aktivnosti. Pri več tujih strokovnjakih sem zasledil priporočilo, da naj za vsak potreben vir razmislimo, ali ga bomo izdelali sami ali pa ga bomo kupili. Verjetno se, glede na projekte, ki jih izvajate, ta odločitev mnogim zdi nekako samoumevna, a vseeno se v mnogih proizvodnih podjetjih še vedno dogaja, da hočejo vse narediti sami, ker naj bi to bilo ceneje (pa ni) in ker (mogoče preveč) zaupajo v lastne kadre.

Če se odločimo za nabavo, je najprej potrebno ugotoviti, kakšen je običajni čas dobave, v terminski plan pa se nato doda aktivnost »nabava opreme / materiala«, ki naj bi se končala najkasneje pred aktivnostjo, v sklopu katere se bo material uporabil. Trajanje aktivnosti nabave je spet odvisno od vrste projekta in vira, ki ga nabavljamo. Osnova naj bi bil čas dobave, kateremu se prištejejo naloge pred naročilom – morebiten čas za izvedbo povpraševanja, dogovarjanja, razvojne prilagoditve, testiranje vzorcev, potreben čas za izvedbo javnega razpisa, dodamo pa še kakšen dan rezerve (tvegaje zamude dobave!). Seveda je tveganje manjše, če imamo stalnega dobavitelja in določen material redno naročamo.

Včasih pa se zgodi, da bi morali aktivnosti nabave začeti kar nekaj časa pred začetkom priprave projekta, če bi hoteli material dobiti do roka in upoštevati še kakšna tveganja. A ni druge – potrebno je tudi malo tvegati in upati na srečen razplet, bolj proaktivno delovanje nabave pa tudi lahko prinese uspeh…