Kot sem napisal v enem zgodnejših prispevkov, je cilj projektnega managerja »ustvariti proizvode projekta z ustrezno kakovostjo, v okviru planiranega časa in predvidenih stroškov”, kar sem naknadno obravnaval tudi pri opredelitvi ciljev in omejitev projektnega managementa. V primeru slabe kakovosti so potrebna popravila, ki zahtevajo dodaten čas in stroške (včasih tudi po zaključku projekta), zaradi česar je kakovost zelo pomemben dejavnik učinkovitega izvajanja projektov.
Skozi razvoj obvladovanja / zagotavljanja kakovosti se je poudarek s kontroliranja (končnih) proizvodov v vmesnem obdobju preselil na kontroliranje izvajanja aktivnosti, kasneje pa na vzpostavljanje celovitih sistemov zagotavljanje kakovosti na vseh nivojih (TQM, total quality management). Lahko bi celo dejali, da je za ustrezno kakovost v osnovi potrebno imeti kakovosten organizacijski predpis za področje izvajanja projektov, ta mora biti usklajen z ostalimi internimi pravilniki, vse skupaj pa naj bi bilo nadgrajeno z ustrezno organizacijsko kulturo (kar pomeni, da ljudje v večji meri upoštevajo pravila, zapisana internih predpisih).
Proces zagotavljanja kakovosti na projektu
Stroka proces obvladovanja kakovosti na projektih običajno deli na (1) opredelitev (zahtev) kakovosti, (2) planiranje zagotavljanja kakovosti, (3) zagotavljanje in (4) kontroliranje kakovosti. Tokrat se bom usmeril v prva dva področja, več o zagotavljanju ter kontroliranju pa sledi v prispevkih v okviru tem o izvedbi projekta.
Zahtevano (pričakovano) kakovost opredeli naročnik v specifikacijah proizvodov projekta. V osnovi je razvidna iz opisov izgleda, funkcij, ipd. , še natančneje pa jo opredeljujejo morebitni standardi in predpisi, ki jih naročnik definira v specifikacijah ali pa so opredeljeni z zakonodajo za določene vrste projektov (npr. statika objektov, varnostni predpisi za izdelke, število varnostnikov na prireditvi). Projektni manager pa mora pri prevzemu projekta zagotoviti, da so zahteve jasno opredeljene in da jih tako naročnik kot člani tima enako razumejo.
Na podlagi specifikacij, zakonskih in internih predpisov / pravilnikov s področja kakovosti sledi v fazi priprave projekta planiranje konkretnih aktivnosti in postopkov zagotavljanja kakovosti ter odgovornih za njihovo izvedbo. Priporočljivo je za vsako aktivnost projekta, vključeno v plan / WBS , opredeliti zahteve kakovosti in se dogovoriti o zagotavljanju le-te (način dela, uporabljena tehnologija, postopki, orodja, preprečevanje napak,…). Da bi zagotovili ustrezno kakovost, se v plan projekta lahko dodajo tudi nove aktivnosti (npr. usposabljanje ljudi, nabava opreme). Naslednji korak je opredelitev preverjanja / testiranja vmesnih rezultatov zaključenih faz (npr. prototipa, načrtov objekta, zamisli programa prireditve, ipd.). Izvedba teh preverjanj je lahko zaupana osebam ali institucijam, ki niso vključene v izvedbo projekta (laboratoriji, neodvisni strokovnjaki), včasih pa kakovost vmesnih rezultatov potrdi kar naročnik projekta.
Pa še to: med zagotavljanje kakovosti lahko štejemo tudi opredelitev formalnega procesa obravnavanja (in potrjevanja) sprememb, saj delne in med udeleženci projekta neusklajene spremembe (proizvoda, tehnologije, izvedbe) lahko močno vplivajo na slabšo kakovost!
Leave a Reply