Kontroliranje je zadnji korak procesa (projektnega) managementa – potem, ko smo v fazi priprave izdelali plan in opredelili organizacijo projekta, se z vodenjem trudimo, da bi izvajalci čim bolj učinkovito izvajali aktivnosti, s kontroliranjem pa redno preverjamo, če zadeve potekajo po planu. Proces kontroliranja vključuje spremljanje izvedbe, primerjavo stanja s planom, ugotavljanje odstopanj in planiranje ter izvedbo korektivnih akcij / ukrepov, s katerimi zagotovimo, da bo projekt izpeljan v okviru postavljenih ciljev (slika).
O kontroli bo še veliko napisanega v kasnejših prispevkih, ko pridemo do faze izvedbe projekta, tokrat pa bom predstavil le aktivnosti priprave projekta, ki so povezane s kontroliranjem. Kot sem navedel, je »preverjanje poteka« ali »spremljanje izvedbe« projekta (angl. project tracking) prvi korak kontroliranja, zato je del priprave projekta tudi planiranje učinkovitega in zanesljivega načina pridobivanja informacij o stanju izvedbe.
Strokovnjaki navajajo več področij kontroliranja (obseg, čas, kakovost, stroški, tveganja, dobave) zato je smiselno, da se v elaboratu opredeli način pridobivanja informacij o stanju na vseh navedenih področjih.
Kontroliranje projekta – proces, področja, ugotavljanje stanja
Poznamo več načinov pridobivanja informacij (slika), od opazovanja izvajalcev in merjenja rezultatov (npr. napredovanje gradnje), preko osebnih stikov in ustnega poročanja (sestanki, razgovori), do pisnih poročil izvajalcev aktivnosti. Zelo priporočljivi so redni kontrolni sestanki (angl. progress meetings), kjer se (npr. tedensko) sestajajo člani ožjega tima, kjer odgovorni za posamezna področja managerju poročajo o stanju na aktivnostih.
Manager projekta tako v elaboratu projekta opredeli pogostost in načine poročanja – vrste (ustno / pisno, po e-pošti, z uporabo obrazca) in ravni poročil (pogostost, področja, komu se posreduje, kateri podatki so vključeni…). Prav tako se že na začetku opredelita termin in lokacija kontrolnih sestankov – sejna soba se npr. rezervira kar za celotno trajanje projekta, poleg tega se teh sestankov v času izvedbe posebej ne sklicuje.
Določeni projekti zahtevajo še posebna orodja in postopke kontroliranja, ki jih je potrebno v začetku projekta razviti ali kupiti. Lahko razvijemo poseben informacijski sistem za potrebe kontroliranja! Poleg tega je potrebno določiti podatke, ki jih je treba zbirati (količine, ure dela, izmere, rezultate testiranj…) ter kdo in kje zbira podatke (člani tima, projektna pisarna, druge službe; na terenu, preko informacijskega sistema, ipd.).
Vseeno pa se plan kontrole, podobno, kot sem navedel že pri prejšnjih dveh prispevkih (nabava, kakovost), vedno ne vključi v elaborat projekta. To velja predvsem za projekte, ki se (bolj ali manj rutinsko) v določenih združbah stalno pojavljajo (npr. razvoj izdelkov, inženiring, IT), zaradi česar je kontroliranje (termini, odgovorni, postopki, način poročanja, ipd.) v veliki meri opredeljeno z organizacijskim predpisom in se za posamezne projekte posebej ne planira.
Leave a Reply