Načini komuniciranja in uporaba e-pošte

Stroka komuniciranje običajno deli na tri vrste – ustno, telesno in pisno. Vse bolj se sicer poudarja pomembnost e-komunikacije (e-pošta; portali, kjer puščamo sporočila ali dokumente), vendar to še vedno uvrščamo med pisno komuniciranje. Mogoče bi kot poseben tip pisne komunikacije lahko izpostavili e-pisni pogovor v realnem času (angl. chat), katerega pa se več poslužujejo predvsem virtualni timi. V tem prispevku bom prikazal kateri tipi komunikacije so pri timskem delu in nasploh na projektih v posameznih situacijah primernejši od drugih.

Ustni (verbalni) način oziroma govor je najmočnejši tip komuniciranja. Projektni manager s (po)govorom delegira naloge, razlaga, izdaja navodila, prenaša informacije, ustvarja ustrezno delovno klimo, rešuje konflikte, se pogaja in razčiščuje različne situacije. Člani tima diskutirajo o idejah, iščejo rešitve, se dogovarjajo o načinu sodelovanja. Govor je učinkovit, ker omogoča istočasno izmenjavo informacij, takojšen odziv sogovornika, takojšnjo strnitev sporočila ter istočasni zaključek. Kot sem omenil že prejšnjič, je ustno, manj formalno pogovarjanje med vsemi člani tima najpogostejši način komuniciranja v projektnem timu.

Neverbalno  (telesno) komuniciranje lahko nastopa samostojno (namigi, prikaz začudenja…) ali pa kot dodatek govoru. Nekje sem zasledil ugotovitve raziskovalcev, da je le 7% vpliva sporočila odvisnega od izrečenih besed, ton govora doda 38%, obrazna mimika pa kar 55%. Dobri govorci se tega seveda zavedajo, pri tem pa tudi opazujejo odziv poslušalcev (govorico telesa, obrazno mimiko), ter vsebino govora prilagajajo odzivnosti. Še posebej je neverbalna komunikacija pomembna na projektnih sestankih, pri razlagi idej, poročanju o delu na projektu, pogajanjih ter reševanju medosebnih konfliktov.

Tipični načini komuniciranja v različnih situacijah 

Med pisno komuniciranje štejemo dopise, zapisnike, poročila, plane, predloge, skice, načrte, standarde, postopke ipd. Pomembno je, da so informacije razumljive in hitro prebrane, zato mora biti sporočilo dobro pripravljeno, enostavno, jasno in direktno. Kakovost zapisnikov kontrolnih in problemskih sestankov je predvsem v jedrnatem poročilu o stanju ter jasnih sklepih – kdo bo kaj naredil, s kom in do kdaj.

V določenih situacijah se lahko vsi trije tipi komunikacije pojavijo skupaj – ko npr. želimo na sestanku obrazložiti idejo (govor), vstanemo (s telesno komunikacijo pritegnemo pozornost), ter idejo skiciramo na tabli (pisno). Vizualizacija je nasploh pomembna pri razgovorih, saj omogoča povzemanje bistvenih stvari (ki so lahko vidne ves čas sestanka), razčiščevanje, ocenjevanje… V pogovoru npr. težko izberemo najboljšo idejo, če pa na tablo napišemo prednosti in slabosti vseh idej, je odločitev lažja. Lahko pa nam to pomaga najti »generično rešitev«, kot nadgradnjo prvotno predlaganih.

V času vrhunca informacijske tehnologije je postala elektronska pošta ena od glavnih komunikacijskih orodij, ki pa ima kljub mnogim prednostim tudi nekaj pomanjkljivosti. Glavna prednost je seveda v hitrosti posredovanja sporočil in dokumentov – enako sporočilo (z več informacijami in dokumenti) lahko istočasno pošljemo članom tima, njihovim managerjem, vodstvu podjetja in zunanjim izvajalcem. Kljub možnosti hitrega odgovora pa ta način komuniciranja ne more zamenjati komuniciranja v živo, ki omogoča takojšen odziv in boljše preverjanje razumevanja sporočila.

Pošiljatelj ne more biti prepričan, da je naslovnik prebral dopis, ga razumel, odprl priponko, ter kako je sploh sprejel sporočilo (z odobravanjem ali z nasprotovanjem). Zato je priporočljivo preverjati sprejem in razumevanje pošte, še posebej, če smo nekomu delegirali nalogo – s telefonskim klicem lahko preverimo, če je dopis prebral, ga razumel, ter ali ima čas, znanje in informacije, da nalogo lahko opravi.