Stroške najenostavneje spremljamo tako, da v tabelo planiranih stroškov vnašamo tudi dejanske stroške ter jih primerjamo med seboj. Vendar pa nam za realno sliko odstopanj porabe sredstev glede na plan manjkata dva podatka – »tretja dimenzija« – čas ter stanje izvedbe aktivnosti / projekta. Aktivnosti so namreč različno dolge, zato je smiselno kontrolirati stroške tudi med samo izvedbo in ne le na koncu. Poleg tega podatek o porabi denarja ne prikaže prav slike, če ne vemo, koliko smo s tem denarjem naredili. Celovito sliko o stanju porabe sredstev nam prikaže metoda prislužene vrednosti (Earned Value Analysis – EVA ali Earned Value Management – EVM).

Osnova za kontroliranje je plan odhodkov po času (S-krivulja), ki naj bi bil popravljen v skladu z morebitnimi spremembami ciljev, zahtev in plana. Za ugotavljanje morebitnega trenutnega odstopanja sta pomembna še dva podatka – poraba sredstev do danega trenutka ter stanje izvedbe projekta. Na podlagi slednjega podatka ugotovimo, koliko sredstev smo planirali za trenutno stanje izvedbe. Šele razlika med porabo sredstev v danem trenutku in planiranimi sredstvi za že izvedene aktivnosti nam prikaže resnično odstopanje stroškov od plana (slika).

Plan stroškov, dejnska poraba in odstopanje stroškov glede na plan

Trenutno odstopanje in poznavanje vzrokov za le-to nam služi tudi za okvirni predračun porabe sredstev ob zaključku projekta. Sicer pa »EVA diagram« običajno prikaže podatke o porabi sredstev za celoten projekt. Da bi imeli boljšo sliko o odstopanjih in našli pravi vzrok za ta odstopanja, je priporočljiv izris več diagramov po posameznih vrstah stroškov – porabljene ure, material, pogodbe ipd. Pomembno je namreč vedeti, da so ukrepi za odpravo ali zmanjšanje odstopanj lahko pravi in uspešni, če so sprejeti na podlagi poznavanja pravega vzroka odstopanj.

Najpogostejši vzroki za odstopanja stroškov so lahko neustrezna ocena v fazi paniranja,  problemi, zamude in dodatne aktivnosti (penali & nadure), podražitve materiala, nepravilnosti pri beleženju porabe ur, izstavljanje računov pogodbenih strank za še ne izvedeno delo ter vnaprej izvedena naročila, ki so bila sicer planirana za kasnejši čas. Odstopanje stroškov pa je običajno neposredno povezano tudi s spremembami obsega, časa, kakovosti, zato smo v prejšnjem prispevku tudi omenili, da je potrebno vsako spremembo oceniti z vidika spremembe stroškov, preden se odobri.

Zajem podatkov o porabi denarja se lahko vrši ročno (manager projekta, administrator, projektne pisarna) ali samodejno, s pomočjo računalniško podprtega informacijskega sistema. Priporočljivo je, da vsak strošek, ki ga zavede za to pristojna služba, vsebuje informacijo o projektu, na katerega se navezuje. Vrsta stroška pa se lahko veže na računovodski tip stroške. Informacijski sistem nam lahko izpisuje poročila v obliki tabel in / ali diagramov samodejno (v določenih časovnih intervalih) ali na poziv udeležencev projekta.