Podobno, kot to velja za zagotavljanje in kontroliranje kakovosti, se tudi zaključevanje del ter predaja rezultatov naročniku razlikujejo glede na vrsto projekta. Proces, metode in udeleženci so različni pri predaji novo razvitega izdelka v redno proizvodnjo, nove informacijske rešitve uporabnikom, ali poslovne stavbe naročniku. Po drugi strani pa se predaja rezultatov zunanjemu ali notranjemu naročniku ne bi smela razlikovati, a se žal v praksi prevečkrat dogaja, da se interni projekti površno zaključujejo, kar povzroči prikrito delo na projektu po uradnem zaključku, to pa ovira redno delo in kasnejše projekte.

Ena od pomembnejših zaključnih aktivnosti projekta je dokumentiranje, pri čemer avtorji največkrat govorijo o dokumentiranju same izvedbe (o čemer bom še pisal), o tehnični dokumentaciji proizvoda (objekta, proizvodne linije, informacijske rešitve, razvitega izdelka), raznih navodilih (za uporabo, vzdrževanje). Pri gradnji objektov je zelo pomembno, da je dokumentacija usklajena z dejanskim stanjem na terenu, saj med samo gradnjo lahko prihaja do veliko manjših sprememb, ki pa so kasneje lahko tudi nevarne za uporabnike (npr. elektro inštalacije). Ne smemo pozabiti, da dokumentacija lahko nekega dne pristane tudi v sodni dvorani.

Primer: Zapisnik validacije novega izdelka

Nekatere zaključne aktivnosti so sicer tudi formalno povezane z aktivnostmi po zaključku projekta, saj naj bi projektni tim pripravil okvirni plan »poprojektnih« aktivnosti. Običajno naj teh aktivnosti ne bi izvajali člani tima, ker se po koncu projekta večinoma posvetijo novemu projektu, ampak za to namenjeni oddelki, vendar pa naj bi projektni tim z njimi pripravil plan in postopke npr. periodičnega preverjanja stanja in vzdrževanja (objekti, oprema). Pri razvoju informacijskih rešitev se ob zaključevanju lahko dogovarjajo za kasnejše nadgradnje, pri razvoju izdelkov o prilagajanju izdelkom posebnim željam kupcev. Posebno »poglavje« je tudi načrt del in določitev odgovornih za reševanje težav v garancijski dobi.

Pregled in potrjevanje rezultatov projekta je skupna aktivnost naročnika in projektnega tima, zato je smiselno, da  pred tem skupaj pripravita procedure preverjanja ustreznosti (ATP – acceptance test procedure). Največkrat govorimo o verifikaciji končnega proizvoda (proizvodov) – naročnik (ali neodvisna pristojna služba) preveri, ali so le-ti skladni s specifikacijami, standardi in zakonodajo. Pri »procesnih rešitvah« (npr. vzpostavitev proizvodnje novega izdelka, optimizacija procesa ali uvedba IT podpore) govorimo tudi o postopku validacije, kjer ustreznost procesa, metod in priprav potrdijo sodelujoči v procesu. Po verifikaciji (in validaciji) uporabnik prevzame proizvode v uporabo, projektni tim pa se posveti administrativnemu zaključevanju projekta.