Po predaji proizvodov naročniku se projektni tim razpusti, le člani ožjega tima nekaj časa sodelujejo z managerjem projekta pri pripravi zaključnega poročila. Turner (2009) predlaga, da si člani tima privoščijo krajši počitek in si naberejo moči (in volje) za naslednji projekt. Še pred tem pa je potrebno proslaviti zaključek projekta. Zaključevanje na bo slavnostno – ljudje naj si zapomnijo, kdaj so uspešno zaključili projekt!

Zaključni sestanek, na katerem se tim uradno razpusti, je skoraj tako pomemben kot uvodni, »kick-off« sestanek. Ljudem omogoča, da izrazijo / pokažejo veselje, obžalovanje ali razočaranje, da so bili člani tima. Young (2007) predlaga, da se na sestanek povabi tudi tiste deležnike, ki so poleg članov projektnega tima največ prispevali k učinkoviti izvedbi projekta. Uvodni govor na sestanku pripada skrbniku projekta, ki poda splošno oceno izvedbe in pohvali prispevek vseh prisotnih. Tiste, ki so se najbolj trudili, je smiselno še posebej izpostaviti.

Sledi proslavitev zaključka. Turner meni, da so praznovanja pomembni motivatorji, ki naj se izvedejo ob vseh pomembnih dogodkih (mejnikih) projekta in ne le ob koncu projekta. Zaključek projekta lahko proslavimo po zaključnem sestanku v sejni sobi (s prigrizkom in penino), na slavnostni večerji, ali na celodnevnem pikniku, kamor so povabljeni tudi družinski člani – odvisno od vrednosti projekta in velikosti projektnega tima… Hall & Johnson (2002) omenjata večje gradbene projekte, kjer se po otvoritvi objekta z govorom naročnika in glavnega managerja začne zabava, ki običajno traja kar 24 ur! Zaključek »s stilom« je lahko tudi promocija podjetja za kasnejše posle (projekte).

Uspešnemu projektu lahko nazdravimo trikrat

Mnogi avtorji predlagajo, da se na zaključnem sestanku ali zabavi članom tima ob zahvali razdelijo simbolična darila, kot npr. majica ali kavna skodelica z logotipom projekta, karte za športno tekmo, brezplačno koriščenje počitniške hišice za vikend. Lahko se jim razdelijo tudi pisna priporočila, ki jih kasneje uporabijo na svoji karierni poti v združbi ali izven nje. Potrebno pa se je zavedati, da je odnos do članov tima pomemben ves čas projekta in ne le na koncu…

V mnogih združbah pa članom uspešnih timov namenijo tudi finančne nagrade, o čemer sem že pisal. Tokrat dodajam le še razmišljanje Turnerja (2009), ki pravi, da se člani tima običajno močno trudijo in za uspeh projekta žrtvujejo mnoge proste ure (tudi na račun družine). Če njihov trud na koncu ni ustrezno prepoznan in po možnosti tudi nagrajen, je zaključek projekta bolj žalosten, ljudje so lahko užaljeni, slabo voljo pa lahko prenesejo v naslednji projekt. Vodstva združb se ne zavedajo, da na koncu mogoče niti ni toliko pomemben znesek nagrade, kot to, da so »opazili« učinkovit projektni tim…

Pa še nekaj. V prejšnjem prispevku sem navedel, da uspešnemu projektu lahko nazdravimo kar trikrat (glej sliko). Prvič, ko naročnik prevzame proizvod(e) projekta, drugič, ko dosežemo namen projekta (tržni delež, letni prihranek, ipd.), in tretjič, ko s koristmi projekta povrnemo vložena sredstva. Pri izvedbenih projektih, kjer se vložek povrne v obliki plačila s strani naročnika, se načeloma proslavlja le po »primopredaji«, a so izvajalci v teh kriznih časih še bolj veseli takrat, ko naročnik nakaže zadnji obrok plačila.