Ob pregledu literature o posebnostih komuniciranja v agilnih timih smo prišli do zanimive dileme. Medtem, ko je v zadnjih dveh desetletjih v porastu število partnerskih projektov, ki slonijo na virtualnih timih in delu na daljavo (ki se je zaradi znanih okoliščin še posebej uveljavilo v letošnjem letu), agilni pristopi slonijo na timih, ki delajo v enem prostoru. Pisali smo že, da se priporoča, da so agilni timi majhni, zasledili pa smo trditve, da je pogoj za učinkovito (so)delovanje tima, da delajo skupaj (ang. co-located) in da je z dislociranimi člani agilnega tima težko sodelovati.

V projektnem timu imamo, ne glede na pristop (tradicionalni ali agilni), naslednje vrste komuniciranja: medsebojno strokovno/vsebinsko usklajevanje članov tima, organizirane ustvarjalne delavnice (iskanje idej, reševanje težav), koordiniranje dela (razdeljevanje nalog) in poročanje o izvedbi. Pri tradicionalnih projektih imamo še planske sestanke v fazi priprave projekta ter obravnavo sprememb med izvedbo, pri agilnem pristopu pa so planski sestanki v vsakem ciklu, ki se konča s skupno revizijo in retrospektivo.

Za vse navedeno velja, da na kakovost komuniciranja in izmenjave informacij vplivajo trije »mediji«, ki se dopolnjujejo: napisana ali povedana informacija (pisna ali ustna), telesna govorica ob ustnem podajanju informacije (ki je pri pisnem komuniciranju ni, pri telefonskem pogovoru pa je okrnjena), ter vizualizacija, ko »tekst« nadgradimo z »grafiko« – komuniciranje je veliko učinkovitejše, če ob debati še kaj narišemo na tablo, pa naj bo to pot dokumenta v podjetju, proces dela prodajnega referenta, tloris naprav in transportnih poti v proizvodni hali, skica novega izdelka ali tiskanega vezja, ali pa le zapišemo ključna dejstva, npr. prednosti in slabosti neke ideje (da so članom tima stalno pred očmi, ko se odločajo za »pravo« idejo).

Načini komuniciranja (Prince, 2017)

Vse navedeno je lepo prikazano v grafu, ki smo ga povzeli po Princeu. Zvočni posnetek je boljša informacija, kot le napisan tekst, saj dodaja ton izgovorjenega, delno pa se zazna tudi obrazna mimika (ali se je govoreči pri podajanju informacije smehljal ali je govoril jezno »skozi zobe«). Mnogi se ob tem spomnijo na Mehrabianovo pravilo 7-38-55, ki govori o tem, da sporočilo, ki ga dobimo od nekoga, sestavljeno takole: 7% besede + 38% ton govora + 55% obrazna mimika. Vendar pa moramo opozoriti, da pravilo ni splošno veljavno, ampak velja le za primer izražanja čustev in stališč (všeč mi je, ni mi všeč). Nekje sem našel zanimiv primer glede (ne)veljavnosti pravila v vseh primerih: nemogoče je razumeti informacijo, če na TV poslušate in gledate nekoga (38%+55%), ki govori v nekem afriškem jeziku (le 7%).

Vsekakor zaznavanje tona govora in opazovanje telesne govorice vpliva na komuniciranje v timih, a ne v takšni meri, kot navaja Mehrabian. Pokaže nam, kako sodelavec sprejme neko delo v izvedbo, kako je navdušen nad neko idejo (ali če mu ni všeč), opazimo, kdaj je brezbrižen ob neki debati, koliko ga je neka težava ali napaka vrgla s tira, in konec koncev tudi, če pošteno poroča o opravljenem delu. Glede slednjega si lahko veliko preberete na internetu (znaki, da nekdo laže).

Video posnetek je torej še boljši od zvočnega, na grafu pa opazimo, da je med njima e-pošta, ki pa je na začetku druge krivulje. Razlika med krivuljama je v tem, da prva nakazuje enosmerno komunikacijo, druga pa dvosmerno. V primeru e-pošte je torej pisna, telefonski klic pa ustna. Ključna prednost dvosmerne komunikacije (pogovora) je, da nam omogoča postavljanje dodatnih vprašanj za pojasnjevanje slišanega, preverjanje razumevanja in s tem niža možnost nesporazuma. Komunikacija je hitrejša in omogoča povratni odziv prejemnika informacije (ki pri e-pošti ni samoumeven). Veliko bolj verjetno je, da bo nekdo nekaj naredil, če ob prejetju naloge potrdi izvedbo.

In če se vrnemo na prej omenjeno govorico telesa, prek telefona slišimo ton glasu, na video konferenci pa tudi obrazno mimiko (seveda odvisno od tehnike in nastavitev – včasih vidimo le množico majhnih obrazov na ekranu telefona, kjer gledamo tudi risbe…). Zato je najboljša komunikacija iz oči v oči, ki omogoča vse prej našteto, lahko pa spremljamo celo telo sogovornika. Kot že rečeno, pa je komuniciranje še učinkoviteje, če si zraven še kaj narišemo ali napišemo – zadnja raven v grafu: iz oči v oči ob tabli.

Zdaj torej razumemo, zakaj se priporoča, da naj bodo agilni timi locirani skupaj in zakaj je tipična fotografija agilnega tima tista, ki jih kaže, kako debatirajo ob tabli. Našli pa smo še nekaj navodil glede komuniciranja v agilnem timu:

  • čim več se osebno pogovarjajte (ang. face to face)
  • ob težavah čim prej načnite debato (s skrivanjem ali zanemarjanjem se težava veča)
  • ne sme vas biti strah povedati svojega mnenja oziroma podati predlog ali idejo (tudi ob tveganju, da bodo drugi mnenje zavrnili)
  • pomembno je stalno učenje od drugih ter širjenje svojega znanja in izkušenj
  • bodite »potrpežljivi poslušalci« (razmišljate širše, o različnih možnostih … resno razmislite, preden kategorično zavrnete idejo)
  • vedno podajte povratno informacijo – pohvalite dobro delo, povejte, če kaj ni bilo v redu (ne zatrite v sebi)

Člani agilnega tima se morajo medsebojno “vzgajati”, da se uveljavi kultura komuniciranja, kot je prikazana v zgornjih alinejah. Seveda, če imamo formalnega vodjo tima, se to pričakuje od njega ali pa je to naloga Scrum mojstra. Vsekakor bi vse našteto veljajo tudi za delo v »tradicionalnih« timih, “tradicionalna” priporočila pa veljajo za agilne time. Pri tem pa ne pozabimo na uslužno vodenje tima, ki ga seveda priporočamo tudi tradicionalnim (projektnim) managerjem.