Pri vseh tipih projektov investitorji del projekta pogosto zaupajo v izvedbo pogodbenim izvajalcem, lahko bi celo trdili, da večina projektov vsebuje vsaj nekaj pogodbenega dela. Za podjetja, katerih ključni posel pa je izvajanje projektov za druge (gradbena in druga inženiring podjetja, IT podjetja, organizatorji dogodkov, svetovalna podjetja, odvetniške pisarne, ipd.), pa vse projekte izvedejo na podlagi pogodb z naročnikom.

Poleg jasne opredelitve obsega projekta in nedvoumnih specifikacij ciljev (s kriteriji kakovosti), pogodbe vključujejo tudi ključna kriterija učinkovite izvedbe – rok in ceno izvedbe. Pri tem seveda velja, da ceno storitve sestavljajo stroški izvedbe in provizija izvajalca (dobiček, ki ga ustvari s projektom), za naročnika pa cena predstavlja njegov strošek po naslednji formuli:

Strošek naročnika = cena storitve = stroški izvajalca + provizija izvajalca

Zelo redko pa se zgodi, da so dejanski stroški izvajalca enaki planiranim. Eden od možnih razlogov je seveda neustrezna ocena izvajalca, obstaja pa še kar nekaj drugih virov spreminjanja stroškov: spremembe zahtev naročnika, dražitev / pocenitev materiala, tehnične težave, nepredvidena dela, itd. V primeru višjih dejanskih stroškov od planiranih bo izvajalec zaslužil manj (manjša provizija), lahko pa se tudi zgodi, da bo projekt izvedel z izgubo. Zato se želi s pogodbo zavarovati tako, ne bo kril vseh dodatnih stroškov, ki niso neposredno njegova krivda (kot je npr. napačna ocena), ampak si kritje le-teh razdeli z naročnikom.

Po drugi strani želi naročnik s pogodbo znižati možnost zamude izvedbe s strani izvajalca, najpogosteje pa se to izvede s stimulativno »nagrado« – ob izvedbi pred rokom, je lahko plačilo višje, ob zamudi pa manjše. To je torej še dodatni dejavnik dejanske končne cene in dodatna pomembna postavka pogodbe.

Poglejmo najprej »tradicionalne« pogodbe (največkrat uporabljanje v gradbeništvu, pa tudi pri »neagilnem« razvoju programske opreme) in ocenimo primernost le-teh za agilne projekte. Poznamo dve osnovni skupini pogodb – pri prvi se v pogodbi določi cena, pri drugi pa stroški in provizija izvajalca.

Verikalna črtkana črta prikaže delitev denarja v določeni situaciji

Najbolj poznana je Pogodba s fiksno ceno. Izvajalec prevzame celotno tveganje s tem, ko sprejme nespremenljivo plačilo za delo, ne glede na dejanske stroške. Pogodba je značilna za projekte “na ključ”, kjer izvajalec prevzame celotno odgovornost, naročnik pa na samo izvedbo nima vpliva, kjer je zelo jasno opredeljen končni cilj (in se večjih sprememb ne pričakuje), poleg tega pa je način izvedbe dokaj »rutinski«. V primeru sprememb obsega in specifikacij sledijo dodatna pogajanja in podpis aneksa. Ker zahteva ta vrsta pogodbe jasno dorečene cilje in »fiksiran« končni rok, je neprimerna za agilne projekte.

Če želimo izvajalca stimulirali za učinkovitejše obvladovanje stroškov in izvedbo pred rokom, izberemo pogodbo s Fiksno (maksimalno) ceno in stimulativno provizijo (ang. Fixed price incentive fee, FPIF). Poleg bonusa za izvajalca, če zaključi izvedbo pred rokom, oz. penalov v primeru zamude, pogodba opredeli tudi kdo krije morebitne dodatne stroške. Izvajalcu ta tip pogodbe ustreza prav z vidika skupnega prevzemanja tveganj, pri čemer se v pogodbi doreče delež prevzema tveganj (npr. 40/60%). Priporoča se, da večji delež prevzame stranka, ki laže obvladuje več tveganj (npr. napake pri izvedbi veliko lažje obvladuje izvajalec, kot naročnik). V razmerju, kot je zabeleženo v pogodbi, tako stranki pokrijeta prekoračitev stroškov ali pa si razdelita prihranek, če so dejanski stroški manjši od planiranih). Velikokrat take pogodbe vključujejo tudi nabor ključnih tveganj in oceno pomembnosti le-teh. Ta pogodba je nekoliko primernejša za agilne projekte, saj vsebuje mehanizem prilagajanja cene ob spreminjanju količine dela, vseeno pa zahteva jasno opredelitev ciljev ob podpisu pogodbe, kar ni značilno za agilne pristope.

Obstaja pa še tretji tip pogodbe s fiksno ceno, imenujmo jo Prilagodljiva fiksna cena   (ang. Fixed price economic price adjustment, FP_EPA), ki prvi tip pogodbe (Fiksna cena) nadgradi z možnostjo spremembe cene zaradi sprememb cen materialov in vrednosti denarja. Govora je o morebitni inflaciji, nihanju valut, spreminjanju cen surovin, ipd. Uporablja se predvsem za daljše mednarodne projekte, kjer je več možnosti inflacije in sprememb cen. Kljub prilagajanju je ta pogodba, iz istih razlogov, kot prva, neprimerna za agilne projekte.

Drugi tip tradicionalnih pogodb ima za osnovo stroške projekta, poznamo pa jih pod nazivom »Stroški+«. Osnovna opcija je pogodba Stroški+ s fiksno provizijo. Izvajalec poroča naročniku o stroških izvedbe, ki mu jih naročnik povrne, ob tem pa še vnaprej dogovorjen dodatek (provizijo, kot % planiranih stroškov). Ne glede na višino stroškov je provizija izvajalca enaka. Ta pogodba je primernejša za agilne projekte, če predpostavimo, da se stroški spreminjajo z spremembami zahtev (obsega). Je pa res, da se donosnost projekta z naraščanjem stroškov (pri nespremenjeni proviziji) manjša, kar ni motivacijsko za izvajalca. Zato obstaja še opcija, kjer »fiksna provizija« pomeni fiksen % dejanskih stroškov (večji stroški > večja provizija), a o tem več v knjigi.

Drugi tip pogodbe je Stroški+ s stimulativno provizijo, pri katerem se provizija spreminja z višino dejanskih stroškov. Pri nižjih stroških od planiranih je dodatek višji, pri višjih pa nižji. Npr. izvedba po planu prinaša izvajalcu provizijo v višini 4% stroškov, v primeru prihranka 6%, ob presežku pa le 1%). Lestvica pa je lahko še bolj progresivna, kjer presežek lahko pomeni tudi izgubo za izvajalca (glej sliko). Zaradi slednjega je pogodba nesprejemljiva za izvajalce agilnih projektov.

Tretji tip pogodbe – Ciljni stroški – je v določenem tolerančnem polju planiranih stroškov podoben pogodbi s fiksno ceno – izvajalec dobi nespremenljivo plačilo kadar so stroški npr. za največ 10% višji ali manjši od planiranih (prihranki gredo izvajalcu, ki krije tudi presežke), v primeru večjih prihrankov ali presežkov pa si izvajalec in naročnik te razdelita v vnaprej dogovorjenem razmerju (kot je to veljalo pri pogodbi s Fiksno ceno in stimulativno provizijo). Tudi ta tip pogodbe je značilen za pogodbe, ki vključujejo tudi oceno tveganj in se običajno uporablja pri razvojnih projektih, ko je rezultat relativno dobro poznan, a ne v celoti (zato je primeren tudi za agilne projekte). Izvajalec se lahko dogovori tudi za odstotke trženja izdelka.