Projektni management

Blog, debatni večeri, raziskave, knjiga…

Category: Sistemska podpora projektom

Projektna pisarna v agilnih organizacijah

By

On October 11, 2020

In Agilno, Management portfelja projektov, Sistemska podpora projektom

Projektna pisarna (PMO, angl. project management office) je oddelek, ki v združbah ustvarja okolje, v katerem motivirani projektni timi učinkovito izvajajo projekte, ki podjetju (oziroma drugi vrsti združbe – instituciji, agenciji, društvu, ipd.) dolgoročno prinašajo koristi. O projektnih pisarnah smo pisali že ob pripravi prve knjige in takrat ugotovili, da:

  • obstajajo 4 ravni projektne pisarne – administrativna, center odličnosti, managerska in strateška;
  • svoje poslanstvo opravljajo v okviru naslednjih sklopov aktivnosti – administrativa pomoč, razvoj in uveljavljanje metodologije, usposabljanje in svetovanje, kadrovanje, baza znanja, nadzor projektov, management projektov in podporo procesu strateškega managementa.

Seveda vse PMO v vseh združbah ne opravljajo vseh navedenih nalog. Poudarimo naj, da je PMO »v službi« vodstva združbe in managerjev projektov, ki naj bi opredelili, katere od navedenih nalog bi potrebovali za boljše opravljanje svojega dela. Načeloma pa PMO za oboje ustvarja ustrezno »projektno okolje«, ob tem pa vrhnjemu vodstvu priporoča najustreznejše kandidate za prevzem managementa prihajajočih projektov  ter ga  informira o izvajanju projektov, managerjem projektov prav lahko pomaga z administrativno podporo, informacijami s preteklih projektov in mentorstvom.

Vse to naj bi veljalo za PMO, ki delujejo v združbah, kjer projekte izvajajo tradicionalno, torej ne-ciklično. V tokratni raziskavi pa nas je zanimalo ali (in v čem) se PMO, ki podpira agilne projekte, razlikuje od tistih, ki delujejo v okolju tradicionalnih projektov.

Pri proučevanju literature smo najprej ugotovili, da je ključna naloga PMO v agilnih organizacijah management portfelja projektov – torej vse tisto, kar smo obravnavali pod tem področjem v prejšnjem prispevku. Avtorji najpogosteje omenjajo poročanje in skrb za »table«, kjer je prikazan napredek projektov oziroma posameznih nalog (angl. feature, user story; običajno so to Kanban table), spremljanje stroškov, skrb za enakomerno obremenitev ljudi ter skrb, da so projekti / naloge skladni s strateškimi usmeritvami.

Nabor nalog 121 slovenskih projektnih pisarn
(raziskava maj 2020, prikazan je % PMO, ki opravljajo posamezne naloge)

In kaj drugega še dela? Pri različnih avtorjih smo našli naslednje naloge:

  • opredelitev vizije projektov (čemur v »tradicionalnem projektnem žargonu« pravimo namen in učinki), pomoč pri določanju ciljev, planiranju, kadrovanju timov
  • administrativne naloge (npr. javna naročila)
  • usklajevanje urnikov ciklov in odvisnosti med timi
  • periodični pregled in prilagajanje planov (in pristopov)
  • razvoj in uveljavljanje agilnih procesov in standardov (npr. razvoj metrik)
  • skrb za agilno organizacijsko kulturo
  • analiza potreb po usposabljanju in organizacija usposabljanj
  • podpora – mentorstvo, osebni trening (angl. coaching)

V osnovi so navedene naloge zelo podobne tisti v tradicionalnih PMO, pri čeme se pri »agilnih« večkrat omenja agilnost (metode, procesi, kultura), kaj je povsem razumljivo.

In kakšno je stanje v slovenskih PMO? Pri majski raziskavi smo sledili ključnih skupinam nalog, ki smo jih povzeli po avtorjih »tradicionalnih« pisarn. Naj najprej omenim osnovne ugotovitve: od 231 anketirancev jih je 121 (53%) navedlo, da imajo vzpostavljeno projektno pisarno, pri čemer je le-teh nekoliko več tam, kjer projekte izvajajo tradicionalno – PMO imajo v 54% takih združb, med tem ko jih je v 47% tistih s cikličnimi projekti.

Naloge PMO prikazujemo v grafu, pri čemer smo posebej prikazali odstotek PMO, ki določene naloge opravljajo v okolju tradicionalnih oziroma cikličnih projektov. Kot vidimo, nikjer ni razlike več kot 15%, in le dve skupini nalog odstopata za več kot 10% (skrbništvo projektnega informacijskega in vzdrževanje baz preteklih projektov), kar pa tudi ni omembe vredna razlika. Lahko torej ugotovimo, da so naše ugotovitve dokaj skladne s priporočili iz literature in da naše PMO delajo prave stvari! Žal pa nismo raziskovali, kako kakovostno opravljajo navedene naloge in koliko njihove napore cenijo (ter predloge upoštevajo) njihove stranke – vodstvo in managerji projektov. Mlajši raziskovalci – tu je ideja za vaše raziskave 😊.

Agilni strateški management in management portfelja (agilnih) projektov

By

On October 6, 2020

In Agilno, Management portfelja projektov, Sistemska podpora projektom

Poleg agilnejše organizacije, ki smo jo obravnavali prejšnjič, je agilno (agilnejše) delovanje podjetja odvisno tudi od managementa podjetja in njegovega poslovnega modela. Kot vemo, pa se management podjetja deli na strateški management (dolgoročno umerjanje), ki je predvsem v domeni vrhnjega managementa (uprave), in operativni management, ki ga uprava prepušča srednjemu managementu. Pod pojmom operativni management smatramo skrb za tekoče zadovoljevanje strank (proizvodnja in dobava izdelkov, odličnost storitev).

Ko je govora o slednjem, moderne organizacije vse bolj sledijo načelom vitke proizvodnje, razvitih v japonski Toyoti. Ta načela se osredotočajo na zmanjševanje stvari/nalog, ki ne dodajajo vrednosti (oz. naj jih kupec ne bi plačal):  preveč narejenega, zaloge, čakanje, gibanje, transport, popravila in dodelave, prevelika funkcionalnost in kakovost ter neizkoriščen potencial zaposlenih. Ko govorimo o vitkosti, je govora tako o poslovnih kot proizvodnih procesih. Sprememb procesov se lotevamo z majhnimi koraki (Kaizen) ali projekti, pri tem pa se pogosto sledi metodi Six Sigma.

Ko je govora o projektih, v bistvu poznamo štiri ključne tipe glede na vire (od kod izhajajo oz. kdo bo koristil rezultate). Trije tipi običajno izhajajo iz strateških usmeritev in dolgoročno zagotavljajo korist združbi – razvojni (raziskave in razvoj izdelkov in storitev), investicijski (gradnja, vzdrževanje, nakup opreme) in organizacijski (spremembe organiziranosti in delovanja, nove metode dela). Četrti tip projektov izhaja neposredno iz trga – to so prodajni projekti, ki jih podjetja izvajajo za znane kupce na osnovi povpraševanj (razpisov) in pogodbenih razmerij.

To delitev izpostavljamo zaradi zavedanja, da v nekaterih združbah lahko obstajajo vsi omenjeni tipi projektov, v nekaterih pa večinoma le slednji. To so npr. podjetja, ki za druge razvijajo programske rešitve (kjer se je v prvi vrsti razvil agilni pristop) ali ponujajo storitve (spletnega) marketinga, kjer se agilnost tudi hitro uveljavlja. Ena od pomembnih predpostavk, ki smo jo zaznali ob proučevanju primerov in literature, pa je, da se je agilni pristop uveljavil predvsem na področjih »virtualnih« rešitev – kjer rezultati projektov niso fizični (stavbe, oprema, izdelki).

Dejavniki izbire (agilnega) strateškega managementa

Združbe običajno nimajo zadosti ljudi in sredstev, da bi izvedle vse želene projekte. Strateški management na podlagi ocen koristi, stroškov in poslovnih tveganj projekta odloča, katere projekte izvesti in katere ne, ter kateri projekti imajo prednost pri izvedbi. Projektni pristop je organizacijsko orodje, ki zagotavlja učinkovito doseganje želenih rezultatov, da pa se učinkovitost ne slabša ob izvajanju množice projektov (ki jih velikokrat izvajajo isti ljudje), pa skrbi management portfelja projektov.

Strateški management v agilnih združbah se po navedbah strokovnjakov razlikuje od tistega v tradicionalnih. Scanlandova (2020) ugotavlja, da odločitev za tradicionalni ali agilni pristop sloni predvsem na pogostosti sprememb na področju delovanja podjetja, kompleksnosti zahtev strank, številu možnih virov prihodkov podjetja, številu konkurentov in v kako inovativni branži delujejo (prva slika). Bolj, ko so navedeni dejavniki kompleksni, bolj smiselno je izbrati agilni pristop. Po mnenju avtorice se od tradicionalnega razlikuje v treh pomembnih stvareh:

  • pri agilnem pobude za novitete prihajajo od vseh zaposlenih, katerim je tudi sicer omogočeno komentirati predlagane strateške usmeritve (zakaj so za, zakaj proti, pomembnost / nujnost),
  • strateške analize so manj sistematične in natančne (in s tem manj časovno potratne),
  • strateške »delavnice« in s tem posodobitve strateških planov pa so pogostejše (vsaj na pol leta).

Kammeyer (2020) poudarja, da odločanje za nove izdelke (storitve) sloni bolj na intuiciji in preverjanju prototipov na trgu, kot na (obsežnih) tržnih raziskavah. Pri tem prisegajo na preverjanje vseh idej, nekako po vzoru Edisona, ki je dejal, da mu ni 1000x spodletelo, ampak je odkril 1000 načinov, ki ne delujejo. Prisegajo tudi na trajnostno učenje na napakah in pretekli praksi, prednostni projekti pa so tisti z višjo pričakovano dodano vrednostjo.

Kot smo že omenili, zagovorniki agilnosti v sklopu agilnih projektov ne omenjajo vloge projektnega managerja (samo-organizirani timi!), podobno pa v sklopu literature o agilnem strateškem managementu (in portfelju projektov) projekte pogosto imenujejo “pobuda” (angl. initiative) ali celo “ep”, namesto faz / mejnikov projekta, pa je govora o »izdaji« (angl. release). Slednje je razumljivo, glede na to, da poudarjajo redno in pogosto dobavo uporabnih (pol)izdelkov, ki naročniku že lahko prinesejo koristi. Poleg tega pa pojem »release« izhaja iz IT projektov, kjer je možnost koriščenja delnih rezultatov veliko pogostejša, kot npr. pri gradnji objektov.

Management portfelja in ravni planiranja v agilnih podjetjih

Podobno management portfelja projektov pogosto imenujejo upravljanje (angl. governance). Davies (2016), ki se je usmeril v vlogo IT v poslovanju združb, navaja, da upravljanje zagotavlja strateško usklajenost IT s poslovanjem in zmanjšuje tveganja slabih rezultatov. Vključuje skrb za skladnost projektov s strateškimi usmeritvami združbe, zagotavljanje dodatne vrednosti, obvladovanje tveganj, obvladovanje virov ter merjenje učinkovitosti izvedbe (preglednost procesov in napredka ter poročanje na podlagi rezultatov). Tudi Steinle (2015) omenja skrb za prioritete in poslovno vrednost, poudarja pa pomen vizualizacije pri koordinaciji ljudi in spremljanju napredka projektov.

Manager portfelja (Thompson, 2014, ga imenuje »lastnik«) največ sodeluje z lastniki izdelkov (pri odločanju in spremljanju napredka), pa tudi s poslovnimi analitiki, vodji programov in ključnimi inženirji (razvoj, kakovost). Manager portfelja skrbi tudi za organizacijsko kulturo – uveljavlja kulturo preglednosti in zaupanja, podprto s strani vrhnjega vodstva (Accenture, 2018).

Zrelostni modeli projektnega managementa

By

On October 19, 2011

In Management, Management portfelja projektov, Sistemska podpora projektom

V začetnih prispevkih tega bloga sem v dveh prispevkih prikazal pomembnost stalnega spreminjanja združbe za doseganje konkurenčnosti in preživetje. V sklopu strateškega managementa sem poudaril, da se mora združba primerjati z drugimi, da bi ugotovila, na katerih področjih bi se lahko še izboljšala. Seveda pa konkurenti vsepovprek ne razlagajo, kako delujejo, ker na tem tudi gradijo strateško prednost, zato je stroka razvila neke vrste modele, ki prikazujejo idealno stanje in korake za doseganje le-tega. Zrelostni modeli so tako dejansko alternativa primerjavi z drugimi združbami (benchmarking).

In kako delujejo? Običajno model vključuje vprašanja, na katere odgovarja (samo)ocenjevalec. Negativni odgovori nakazujejo področja, kjer bi se morali izboljšati. Modeli posamezne sklope parametrov tudi grafično prikažejo s tako imenovano »pajkovo mrežo«. Cilj združbe je, da se z dejanskim stanjem čim bolj približa robu mreže.

»Projektne« zrelostne modele smo našli tudi pri vodilnih svetovnih avtorjih (Turner, Kerzner, Wysocki). Stopnje po Kerznerju prikazujemo na sliki, Wysocki pa navaja naslednje:

  1. Obstaja nekaj metodoloških pristopov, a večinoma se timi projektov lotevajo vsak po svoje.
  2. Proces izvedbe projektov je dokumentiran in nekateri timi se ga res držijo.
  3. Proces izvedbe projektov je dokumentiran in vsi timi delajo v skladu z njim.
  4. Proces izvajanja projektov je integriran v portfelj poslovnih procesov.
  5. Proces se stalno načrtno izboljšuje.

Pri tem bi pripomnil, da pod »proces izvedbe projektov« lahko smatramo organizacijski predpis oz. poslovnik o managementu projektov, ki sem ga pred časom že predstavil.

Zrelostne ravni managementa projektov v združbi po Kerznerju (2009)

Heerkens (2002) navaja, da zrelost združbe na področju projektnega managementa opredeljujejo ustreznost organizacijskega predpisa (skladnost z stanjem, ljudje v združbi ga poznajo in se ga držijo), sposobnost timov, da realno ocenijo izvedbo projektov na začetku (realnost planov) ter učinkovitost izvedbe (povprečne zamude in podražitve projektov), uspešnost projektov (prihodkovna stran – trženje, prihranki), sposobnost združbe, da se uči na svojih izkušnjah,  prisotnost stalnih izboljšav projektnega pristopa (sistematičen prenos izkušenj in nadgrajevanje metodologije ter poslovnika).

Če bi si hoteli sami razviti model ocenjevanja, ki bi bil hkrati okviren plan razvoja pristopa v združbi, je to najlažje s pripravo matrike, kjer imate navpično posamezne faze projekta (snovanje, priprava, izvedba, zaključek), vodoravno pa področja PM, kot smo jih prikazali v enem od prvih prispevkov o projektnem managementu oz. na sliki. V »presečišča« oz. polja tabele pa opredelite »idealno stanje« (= teorija) ter nekaj vmesnih korakov… (Crawford 2011)

Vseeno pa se je najbrž bolj smiselno držati že razvitih modelov. Avtorji največkrat omenjajo dva: The capability maturity model integration (CMMI), ki ga je za področje IT projektov razvil The Software Engineering Institute (SEI), ter The organizational project management maturity model (OPM3), katerega avtoji so člani PMI. Če iskalna pojma vnesete v Google, boste našli ogromno slik in pojasnil, npr. smmi1, cmmi2, opm3…

Projektna pisarna (PMO)

By

On October 15, 2011

In Management portfelja projektov, Organizacija projekta, Sistemska podpora projektom

Projektna pisarna je v osnovi »podporni oddelek v službi vodstva združbe in projektnih managerjev«, a v literaturi in praksi ni enoznačno opredeljena. Oblika, naloge, zaposleni in njeno organizacijsko mesto se razlikujejo glede na velikost združbe, število in vrste projektov ter stopnjo projektne organizacijske kulture. V slovenščini se uporablja izraz »projektna pisarna«, medtem ko tuji avtorji večinoma navajajo izraz project management office (zaradi česar bomo v nadaljevanju uporabljali mednarodno prepoznavno kratico PMO).

 Najpogostejše naloge PMO v ameriških združbah ob koncu 20.stoletja

Vir: Block & Frame, 2001; odstotek anketirancev, ki so potrdili opravljanje naloge PMO

Glede na položaj v hierarhiji združbe stroka najpogosteje omenja tri ravni PMO – a) administrativno  kontrolna pisarna enega projekta; b) projektna pisarna poslovne enote, ki skrbi predvsem za usklajevanje obremenitve ljudi (skupnih virov) večjega števila projektov; ter c) strateška projektna pisarna, štabni oddelek blizu vodstva združbe, kot svetovalno telo pri izbiri in nadzoru projektov ter uveljavljanju projektnega načina dela v združbi. Na različnih ravneh ima PMO različne funkcije, glede na te pa tudi različne zaposlene. V PMO so sicer lahko zaposleni skrbnik projektov (manager PMO), projektni managerji in koordinatorji, skrbnik projektnega informacijskega sistema, analitik  in administrator projektov.

Najpogostejše naloge PMO v slovenskih združbah leta 2006

52 od 137 združb je navedlo, da imajo v združbi vzpostavljeno PMO

Najnižja raven nalog PMO je omejena na administrativno podporo (običajno enemu večjemu projektu). Druga raven vključuje naloge, povezane z zagotavljanjem uspešnosti projektov v združbi (center odličnosti – razvoj in uveljavljanje metodologije, izobraževanje in mentorstvo, vzdrževanje baze znanja, skrb za projektno kulturo, nadzor projektov), tretja raven pa vključuje tudi management projektov. Najvišja raven funkcionalnosti PMO je skrb za strateški razvoj združbe – spremljanje ter analiziranje okolja in podjetja, oblikovanje strateških smernic podjetja, uresničevanje strategij s pomočjo projektov (priprava strateškega in operativnega plana ter izvedba  projektov) ter strateški nadzor.

V prvem odstavku sem navedel, da je pisarna »podporni oddelek v službi vodstva združbe in projektnih managerjev«, zato za konec še nasvet tistim, ki razmišljajo kakšne vrste PMO uvesti v združbo in kako uveljaviti njeno poslanstvo. Za začetek obiščite managerje projektov in jim postavite enostavno vprašanje: »kaj vam gre najbolj na živce pri managementu projektov in bi to za vas mogoče lahko naredila projektna pisarna«. Nato se oglasite pri vodstvu in jih vprašajte: »Katere informacije bi radi imeli o poteku projektov v združbi, pa jih nimate časa poiskati?«

Projektni informacijski sistem (PMIS)

By

On October 12, 2011

In Kontroliranje projekta, Management portfelja projektov, Pojmovnik, Sistemska podpora projektom

PMIS sem omenil že v prispevku »Plan obvladovanja informacij in dokumentacije projekta«, kjer sem izpostavil pomembnost omenjenega področja ter predlagal plan komuniciranja za primere enkratnih projektov, na katerem prvič dodeluje več različnih združb. Nasprotno pa v se združbah, kjer izvajajo veliko projektov, v fazi priprave projekta ne ukvarjajo s komunikacijami in dokumentacijo če imajo vpeljan poseben »projektni« informacijski sistem za podporo projektnemu delu.

Projektni informacijski sistem (PMIS, angl. project management information system) je po mnenju strokovnjakov zbir (običajno računalniško podprtih) orodij, ki podpirajo planiranje aktivnosti in virov ter zbiranje in prenos informacij (Heldman, 2005; Brandon, 2006). Je tudi sistem za sledenje napredovanja (www.maxwideman.com) in kontroliranja projekta ter zagotavlja učinkovito komuniciranje (Verma, 1995).

Projektni informacijski sistem je lahko sestavljen iz več delov, katere lahko delimo glede na tipe dokumentov (vsebinsko) ali glede na orodja, ki se uporabljajo (baze, dokumenti, gantogrami, e-pošta). Načeloma so meje med temi deli le teoretične, so pa smiselne, zaradi večje preglednosti dokumentacije. Nekateri so lahko tudi združeni, struktura pa je odvisna od programske opreme, ki jo uporabljamo. Nekaj tipičnih vsebinskih področij sem prikazal na sliki.

Vsebinska področja PMIS

Kar se tiče komuniciranja, informiranja in prenosa dokumentov, obstajata dve možnosti:

  • informacije se prenašajo preko e-pošte in vsak si gradi svojo »informacijsko bazo« ali arhiv – urejenost je seveda odvisna od posameznika;
  • informacije in dokumenti se hranijo na centralnem mestu (portal projekta) in deležniki poiščejo ustrezno informacijo, ko jo potrebujejo (ne pošiljamo zapisnikov po e-pošti, ampak so objavljeni na portalu).

Druga izvedba je vsekakor boljša, zahteva pa sistematičnega skrbnika PMIS in ustrezno urejenost vseh dokumentov, da jih uporabnik hitro najde (1 minuta!). Tak informacijski portal omogoča tudi razne preglednice za boljše informiranje deležnikov v stilu »kaj je novega«, ki si jih vsak lahko ogleda vsako jutro pred začetkom dela. Primeri: spremembe zahtev, korektivne akcije (krajše naloge na podlagi sklepov kontrolnih sestankov), odkrite napake in težave (za odpravo), druge novosti.

In kakšno programsko orodje lahko uporabimo za PMIS? Menim, da je večina od vas že slišala za MsProject, kot najbolj razširjeno orodje za podporo managementu projektov. Moram opozoriti, da to ni PMIS, ampak le orodje za planiranje in kontroliranje časa, virov in stroškov projekta. Šele povezava z drugimi orodji omogoča tudi obvladovanje dokumentacije. Žal pa zadeva kljub kakovosti ni tako poceni, zato so se mnogi uporabniki začeli ozirati po brezplačnih, odprtokodnih rešitvah.

Kolega Marko Nemec Pečjak si je zadnjo zimo večere krajšal z analizo funkcij PMIS, ki jih je našel na spletu. Za 101 program je preveril, če omogočajo klasično planiranje časa in virov, pa tudi ali omogočajo skupinsko delo, sledenje problemov, management dokumentacije in management portfelja projektov. Poleg tega je preveril, če obstaja spletna verzija, pa seveda, ali je paket brezplačen. Slednjih je našel kar 24, od tega jih 12 omogoča obvladovanje časa in virov, pet »brezplačnikov« pa ima vse zgoraj navedene funkcije: Daptiv PSA Solution, Endeavour Sw Project Mgm, Openpoint Project, Project.net in Project-Open. Sicer pa rezultate analize lahko ogledate na njegovi prezentaciji z letošnjih DSI.

Projektna organizacijska kultura

By

On October 8, 2011

In Management portfelja projektov, Sistemska podpora projektom

Projektno organizacijsko kulturo sem na kratko omenil že dvakrat. Prvič sem jo uvrstil med najpomembnejše razloge za neučinkovito izvajanje projektov, in drugič, ko sem predstavil najpomembnejše gradnike sistemske podpore projektom. V tem prispevku bom podrobneje predstavil organizacijsko kulturo, prikazal posebnosti projektom (ne)naklonjene kulture v združbi in izpostavil najbolj vplivne dejavnike projektne kulture.

Organizacijska kultura naj bi bila po mnenju strokovnjakov ena pomembnejših »gonilnih sil« združbe in tudi neke vrste konkurenčna prednost.  Najpogosteje se odraža v načinu izvajanja nalog zaposlenih, določanju ciljev in vodenju ljudi za dosego teh ciljev. Kultura vpliva na sprejemanje odločitev, mišljenje, na občutek in ravnanje pri odzivanju na priložnosti in nevarnosti. Prav tako vpliva na izbiro ljudi za opravljanje nalog, kar spet vpliva na izvedbo. Kultura je zakoreninjena v ljudeh in podzavestno vpliva na njihovo vedenje. Po domače bi kulturo lahko opredelili z besedami: “Tako pri nas delamo!” (Lipičnik, 1993) ali “Način, kako se stvari pri nas naredijo!” (Lewis 1995).

Avtor ene bolj poznanih opredelitev organizacijske kulture, Schein (1988), navaja, da je kultura sestavljena iz treh ravni:

  • najbolj vidna je raven vedenja in dejanj (ki kaže, kaj skupina počne, ne pa zakaj),
  • drugo raven predstavljajo vrednote, ki v veliki meri določajo vedenje (vendar jih neposredno ne moremo opazovati in meriti)
  • tretja, najgloblja raven, pa vključuje predpostavke in prepričanja; poznavanje teh dveh dejavnikov nam pomaga razumeti kulturo, a ju je težko preučevati.

Vplivni dejavniki projektne organizacijske kulture

Organizacijska kultura vpliva na izvedbo projekta na dva načina. Prvič, kultura naj bi na podlagi dogovorjenih pravil (organizacijski predpis) zagotavljala urejenost delovanja, neustrezna kultura pa pomeni, da lahko vsak posameznik »dela po svoje« in je zaradi tega potrebno mnogo več usklajevanj in popravkov. Skratka, slaba kultura povzroča motnje pri delu, kar podaljšuje izvedbo projekta.

In drugič, vpliva na motiviranost članov tima. Če le-ti ne čutijo podpore projektu in njihovemu delu s strani celotne združbe, če večkrat naletijo na ovire pri delu, ipd., potem je delovna vnema lahko dokaj nizka, v projektu ne vidijo izziva ali celo smisla, kakovost dela je nižja… Lahko pride do dveh vrst »odziva« na neustrezno kulturo: ali jim je vseeno, kaj se bo s projektom zgodilo in so zaradi tega manj produktivni, ali pa so zelo slabe volje, ker združba ne prepozna njihovega truda, pa veliko časa posvetijo razmišljanju o svojem »trpljenju« (namesto, da bi se posvečali delu), poleg tega zaradi stresa lahko delajo več napak.

Na sliki so prikazani najvplivnejši dejavniki projektne kulture, katere smo leta 2006 tudi vključili v raziskavo v 135 slovenskih podjetjih. Z analizo vpliva pomerjenih dejavnikov na učinkovitost izvedbe smo ugotovili, da se zaradi slabe projektne organizacijske kulture projekti lahko podaljšajo do 5%, projekt pa se lahko podraži do 3%. Še močneje pa vplivajo na motiviranost članov tima.

Zakaj se preučevane skupine vplivnih deležnikov projekta vedejo, kot se, nismo raziskovali. Pomembno pa je zavedanje, da zelo težko spreminjamo vedenje, če prej ne poiščemo vzrokov zanj in poskusimo vplivati na te vzroke. Govorimo seveda o vrednotah, še bolj pa o prepričanjih in predpostavkah. Tokrat pa lahko »ponudim« le nekaj idej za izboljšanje projektne kulture, ki sem jih našel pri tujih avtorjih:

  • managerjem projektov je potrebno zagotoviti ustrezne pristojnosti in jih tudi upoštevati;
  • z dogovorom vseh vpletenih deležnikov je potrebno postaviti smernice sodelovanja projektnih in funkcijskih managerjev:
  • projektna organiziranost mora postati del celotne organiziranosti podjetja, (tudi) linijski managerji morajo nadrejenim poročati o poteku projektov, ki se izvajajo v njihovem oddelku:
  • iskanja bodočih managerjev projektov naj bo stalen proces, neizkušenim pa je priporočljivo omogočiti pomoč “mentorja”.

Organizacijski predpis / poslovnik managementa projektov

By

On October 4, 2011

In Management portfelja projektov, Sistemska podpora projektom

Kot sem nakazal že v prejšnjem prispevku, se poslovniki pripravljajo z namenom, da se dorečejo in nato uveljavijo pravila (so)delovanja v sklopu nekega oddelka ali procesa. Strokovnjaki s področja organizacije navajajo, da poslovniki služijo predvsem ohranjanju želenega načina delovanja, kljub fluktuaciji zaposlenih, kar še posebej velja za projekte, saj vsak projekt praviloma izvaja drugače sestavljen projektni tim. Poslovnik lahko pokriva vse tipe projektov, ki se izvajajo v združbi, lahko pa izdelajo različni poslovniki za posamezne vrste projektov.

Vsebina: poslovnik naj bi obravnaval celoten projekt – od pobude, preko snovanja, potrditve, preko priprave in izvedbe do administrativnega zaključka. Opredelijo se tipične faze projekta, mejniki, sklopi aktivnosti in odločitveni dogodki, udeleženci in njihove vloge, prosojnosti in odgovornosti – kdo sprejema odločitve, kdo zagotavlja informacije, kdo pripravi in odobri posamezne vrste dokumentov. Nadalje se opredeli kdo in kdaj izbere managerja in člane tima, kako se določajo prioritete projektov in kdo odloča o tem, ali se določen projekt sploh izvede ali ne.

Primer poteka snovanja projekta in vloge odgovornih

Pomemben vidik je nadzor projektov in morebitna orodja, ki služijo učinkovitejšemu nadzoru (semafor?). Opredeli se tipična organizacijska struktura (npr. šibka matrična), če naj bi veljala za vse projekte istega tipa, pri čemer se še posebej izpostavi vloga funkcijskih managerjev. V kolikor v združbi obstaja projektne pisarna (PMO), je potrebno opredeliti tudi njeno vlogo. Pa tudi morebitno povezavo projektov s strateškim razvojem…

Oblika: poslovnik bo preglednejši, če bo poleg teksta vključeval grafične prikaze, predvsem diagrame potekov ključnih faz (z dokumentacijo) in matrike pristojnosti in odgovornosti (slika). V tekstu se lahko dodatno opišejo posamezne aktivnosti, odločitveni dogodki, dokumenti ter vloge ključnih udeležencev projekta, vključno s člani tima. Poslovnik lahko vključuje tudi priloge – najpogosteje so to obrazci za pripravo dokumentov projekta (predlog, naročilo, elaborat, redno in zaključno poročilo, verifikacijski zapisniki, ipd.).

Na sliki sem prikazal primer poteka procesa snovanja projekta, na desni strani pa dodal matriko pristojnosti in odgovornosti. Matrika je podobna tisti, ki smo jo obravnavali pod organizacijo projekta, le da tista velja za konkreten projekt (in je stvar dogovora na začetku projekta), medtem ko ta določa »pravila« za vse projekte (istega tipa). Druga razlika je v odgovornih osebah – v poslovniku niso navedene konkretne osebe z imenom, ampak delovna mesta oz. oddelki (kar pomeni, da je odgovoren manager oddelka).

Sistemska podpora projektom v združbi

By

On October 2, 2011

In Management, Sistemska podpora projektom

Učinkovita izvedba projekta žal ni odvisna le od managerja projekta in članov projektnega tima, saj na izvedbo projektov v združbi vpliva še kar nekaj dejavnikov. Zmotno je mišljenje, da bo posameznik, ki smo ga poslali na nekajdnevno usposabljanje s področja projektnega managementa, brez pomoči drugih lahko učinkovito izpeljal projekt. Še več, kakor hitro bo naletel na ovire, dvome in nasprotovanja, bo začel delati »na star način«. To še posebej velja za tiste, ki jim smisel za organizacijo in obvladovanje časa nista ravno močnejši osebnostni lastnosti. In četudi bi usposobili več projektnih managerjev, bi le-ti težko vzpostavili okolje, kjer naj bi projekti praviloma uspevali.

Vsekakor so usposobljeni (in sposobni) managerji projektov eden glavnih dejavnikov uspešnosti projektov, vendar sami ne morejo storiti vsega. Najprej potrebujejo kakovosten tim – člani tima morajo imeti prava znanja in izkušnje, ter čas, da lahko delajo na projektu. Žal pa se v združbi običajno izvaja po več projektov hkrati (poleg rednega dela), ustreznih ljudi, s katerimi bi pokrili vse potrebe, pa ni zadosti. Ker manager projekta ne odloča o pomembnosti svojega projekta napram ostalim, največkrat tudi ne odloča o tem, koga bo vključil v svoj tim, ampak je to pristojnost vrhnjega managementa, oziroma še pogosteje linijsko-funkcijskih managerjev.

Veliko je odvisno tudi od tega, kdo, na podlagi katerih argumentov in na čigavo pobudo je sprejel odločitev, da se projekt izvede. Pa tudi kdo je izbral managerja in skrbnika projekta. Vse navedeno naj bi bilo del dogovorjenega in uveljavljenega sistema, ki je zapisan v organizacijskem predpisu oz. poslovniku managementa projektov v združbi. Zapisana pravila, postopki, obrazci, ipd. naj bi določali tudi kako postopati, če se več managerjev projektov bori za istega človeka ali opremo, ipd.

Pomembni sistemski dejavniki uspeha projektov v združbi

Celoten sistem in udeleženci bodo delovali še bolje, če bo v združbi razvita »hišna metodologija«, ki poleg poslovnika vključuje tudi priročnik (priporočila, metode) in orodja (obrazci, IT podpora), o čemer sem že pisal v prispevku o metodologijah.

Poleg tega ni zadosti, da pravila le zapišemo, ljudje se jih morajo tudi držati. S tem pridemo do naslednjega pomembnega »sistemskega« dejavnika – projektne organizacijske kulture, ki vpliva na motiviranost projektnega tima in posledično na učinkovito izvedbo projekta. Značilni vsakodnevni pokazatelji kulture v združbi so recimo zamujanje na sestanke in upoštevanje dogovorov (ustnih in tistih v raznih zapisnikih). Za projektno kulturo so poleg teh značilni npr. upoštevanje pristojnosti managerja projekta, določanje in upoštevanje prioritet, način kadrovanja, podpora managerjev…

Razvitejše »projektne družbe«, kjer se izvaja večje število projektov, običajno investirajo v dva pomembna »sistemska gradnika«. Prvi je računalniško podprt projektni informacijski sistem (PMIS, angl. project management information system), s katerim obvladujejo kopico dokumentacije in informacij, planirajo, kontrolirajo ter nadzorujejo projekte, analizirajo zaključene projekte ter vzdržujejo bazo znanja. Drugi gradnik pa je oddelek (ali pa za začetek le en strokovnjak), ki skrbi za delovanje in razvoj celotnega »projektnega sistema«. Stroka ga imenuje projektna pisarna (PMO, angl. project management office).

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén