Nemalokrat se ljudje, predvsem v podjetjih, sprašujejo, kaj sploh izpeljati kot projekt. Ali naj se neka naloga uradno zabeleži med projekte združbe in ali naj se tistemu, najbolj odgovornemu za izvedbo, »prizna« status managerja projekta? Po možnosti seveda z ustrezno plačo. Pri tem mogoče nekaterih celo ne bi motilo, da bi »uradni« manager projekta dobil višjo plačo, bolj bi jih motile pristojnosti, ki pritičejo managerju projekta. Preden bom poskusil razjasniti dilemo, bi poudaril, da bi bilo potrebno vprašanje razdeliti v dva dela:
– ali naj se določene naloge lotimo s pomočjo metod projektnega managementa?
– ali naj nalogo uradno izvedemo kot projekt?

Na podlagi opredelitev desetih svetovno najbolj uveljavljenih avtorjev lahko postavimo naslednjo definicijo: projekt je enkraten, časovno in finančno omejen, ter ciljno usmerjen kompleksen proces logično povezanih aktivnosti z namenom ustvarjanja proizvodov ali storitev v skladu s standardi kakovosti in zahtevami naročnika.

Stroka glede na vsebino projektov izpostavlja tri glavne skupine: investicijski, raziskovalno razvojni ter organizacijski projekti. Razlikujejo se po dveh dejavnikih – (ne)znanemu naročniku in dobi vračanja vloženih sredstev. Pri investicijskih projektih moramo izpostaviti dve vlogi – investitorja in (običajno zunanjega) izvajalca. Prvi natančno opredeli končni proizvod projekta (stavbo, proizvodno linijo, IT podporo) in ga bo koristil na dolgi rok, izvajalec pa ta proizvod izdela in dobi za to enkratno plačilo (pri tem lahko izpostavimo še eno skupino – izvedbene projekte). »Organizacijski« projekti pa se delijo na dve, dokaj različni vrsti – na (re)organiziranje združb (prenova procesov, sprememba organizacije, uvajanje novih metod dela, ipd.) in na organizacijo dogodkov (kultura, šport, konference…).

Vrste projektov v SlovenijiNajpogostejši projekti v slovenskih združbah

(raziskava 2006, vzorec 137 podjetij: % združb, kjer se izvaja posamezen tip projekta)

Mislim, da smo do sedaj že kar dobro prikazali, kaj vse izpeljati kot projekt. Če še vedno obstaja dilema, kdaj v združbi uradno vzpostaviti projekt oziroma kdaj neke ciljno usmerjene aktivnosti imenovati le »nalogo«, si lahko pomagamo s številom aktivnosti ter številom vključenih strok (oddelkov). Težko bi rekli, da obstaja minimalno trajanje projekta, saj je potrebno včasih določno stvar izpeljati v enem tednu (npr. organizacija tiskovne konference), zato je pomembnejši dejavnik število aktivnosti, ki jih je potrebno izvesti. Kakih deset bi že lahko bil projekt… Še pomembnejši dejavnik pa je število vključenost strok / oddelkov – »naloga« se običajno izvaja le v okviru enega, dveh oddelkov, kjer se managerja teh oddelkov dogovorita, kdo bo kaj izpeljal. Čim »naloga« zahteva sodelovanje zaposlenih iz več oddelkov, pri tem pa imajo ti zaposleni zelo različne vloge in pristojnosti, je potrebno to začasno organizacijo potrditi na višjem nivoju, kar pa je običajno zastavljeno kot uraden projekt.

Velikost projekta Št.udeležencev Trajanje (mes.) Vrednost
Majhen 2 – 3 manj kot 3 do 100.000 $
Srednje majhen 4 – 5 4 – 12 do 600.000 $
Srednji 6 – 10 13 – 18 do 2.000.000 $
Srednje velik 11 – 20 19 – 24 do 5.000.000 $
Velik 21 – 30 25 – 32 do 10.000.000 $
Zelo velik nad 31 nad 32 nad 10.000.000 $

Vir: Thomsett (2002), velja za ameriške projekte, stroški so v dolarjih!

Vsekakor pa je smiselno tudi za »naloge« ugrabiti določene metode projektnega managementa. Kadarkoli nalogo sestavlja večje število aktivnosti, ki jih mora izvesti več ljudi, je smiselno izdelati terminski plan in določiti odgovorne za izvedbo posameznih aktivnosti. Ter seveda kontrolirati izvajanje po planu! Smiselno je tudi razmisliti, kaj gre pri izvedbi lahko narobe in planirati kak preventiven ukrep (management tveganj)…  Dve tipični nalogi, ki jih v združbah (še) ne zastavijo projektno, sta prijava projekta za sofinanciranje ali pa priprava ponudbe za (javen) razpis. Velikokrat se dogaja, da se veliko stvari pripravi »tik pred zdajci«, da so zadnje noči neprespane. Če bi si pripravo prijave na začetku lepo splanirali, razdelili naloge med sodelavce in se držali plana, bi bilo vse skupaj veliko lažje in manj stresno. Se strinjamo?

Naslednjič: Značilnosti projektov v primerjavi z vsakodnevnimi opravili