Značilnosti projektov v primerjavi z vsakodnevnimi opravili

Vsakodnevno (procesno) delo zagotavlja normalno delovanje združbe in ustvarjanje prihodka. Izvajanje vsakodnevnih nalog sloni na navadah in delovnih postopkih, ki so se izoblikovali na podlagi preteklih izkušenj. S tega vidika združbe stalna opravila in naloge časovno standardizirajo, jih združujejo v poslovne in proizvodne procese, določijo delovna mesta, ki so vedno odgovorna za posamezna opravila, dogovorjene procese pa »uradno uveljavijo« z organizacijskimi predpisi. Dandanašnji se procesi običajno tudi podprejo s sodobno informacijsko tehnologijo, kar omogoča krajšo izvedbo in manj napak. Procesi se tako »neskončnokrat« ponavljajo na bolj ali manj enak način in z istimi sodelavci.

Na začetku projekta pa je (za razliko s procesi) običajno poznan le končni cilj, proces izvedbe pa je okvirno sicer lahko podoben primerljivemu predhodnemu projektu, vendar pa zaradi različnih dejavnikov (naročnik, proizvod, okolje) ni identičen. Za vsak projekt je potrebno vedno znova opredeliti »poti za dosego ciljev« (aktivnosti, vire, …), na projektu po potrebi le začasno delujejo ljudje iz različnih področij združbe, različnih krajev države ali izven nje. Projekt torej lahko razumemo kot enkraten podjem izven normalnih postopkov.

*

Vir: Turner (1993), Thomsett (2002)

*

Najznačilnejše lastnosti projektov

Začasnost, končnost – projekt je časovno omejen in ima jasno določen končni datum, ko projektni tim ustvarjen proizvod  preda naročniku projekta. Slednji koristi proizvod nedoločeno dolgo, kar pa ni del projekta ampak vsakodnevnega delovanja združbe (prodaja izdelka, koriščenje nove IT podpore, opravljanje dejavnosti v novi poslovalnici).

Enkratnost – s projektom ustvarimo unikatne proizvode, storitve ali rezultate. Projekt je enkraten tudi zato, ker je malo verjetno, da bo ponovljen na isti način in z istimi udeleženci. Delo na projektu ne more biti rutinsko, vendar vsebuje posamezne rutinske aktivnosti (npr. standardne postopke).

Usmerjenost k cilju – s projektom želimo doseči enega ali več ciljev (proizvod, storitev v okviru časovnih in finančnih omejitev), zato so vse aktivnosti projekta planirane in izpeljane v smeri postavljenega cilja. Projekt se izvaja z določenim namenom, ki običajno izhaja iz poslovnih ciljev naročnika.

Omejenost – avtorji govorijo o “jeklenem trikotniku” projektnega managementa, ki ga imenujejo tudi “trojna omejitev” (angl. triple constraint); kakovost, čas, stroški. Proizvod projekta mora biti ustvarjen z vneprej določeno minimalno kakovostjo, v okviru predvidenih stroškov in do vnaprej določenega roka. Nekateri avtorji med omejitve uvrščajo tudi vire za izvedbo (ljudi, opremo), vendar je to gledanje malce preozko: če v združbi ni zadosti ustreznih kadrov, se jih pač najame drugje. Dejanska omejitev v tem primeru so finančna sredstva, ki jih imamo (ali pa ne) za plačilo zunanjih izvjalcev. V literaturi pa smo naleteli še na bolj specifične omejitve, ki se nanašajo na “svoboda” tima pri izvedbi projekta – pravila, predpisi, standardi, oprema, navade, zgodovinska dejstva, jezik, kultura, poslovna filozofija, etika in socialni vidik (Solina, Gilb).

Kompleksnost projekt zadovoljuje kompleksne cilje, zato zahteva veliko število medsebojno prepletenih aktivnosti ter širok splet ljudi z različnimi veščinami, odgovornostmi in pristojnostmi. Kompleksnost projekta zahteva pazljivo koordiniranje in kontrolo rokov, prioritet, stroškov in izvajanja. Običajno je pomembna tudi koordinacija z drugimi projekti v združbi, ker vsebuje izvajalce iz različnih oddelkov in celo različnih krajev.

Konfliktnost – projektni managerji delujejo v mnogo konfliktnejšem okolju kot ostali managerji. Projekt je organizacija znotraj organizacije in se s funkcijskimi oddelki bojuje za izvajalce in ostale vire, kar je še posebej izrazito v več-projektnem okolju. Posamezni izvajalci na projektu so odgovorni dvema nadrejenima (projektnemu in linijsko-funkcijskemu), ki imata različne cilje in prioritete. Konfliktnost se kaže tudi v nasprotju interesov udeležencev projekta – naročnika, združbe, projektnega tima in javnosti.

Naslednjič: Projekti – orodje za učinkovito uvajanje sprememb