Faze projekta ne smemo enačiti s procesom managementa, čeprav so nekateri avtorji s svojo opredelitvijo faz blizu korakom managementa. Faze so bolj vsebinske narave, vsaka vključuje določen proizvod, ki nastane v okviru zaokroženega sklopa aktivnosti – npr. študija izvedljivosti, plan projekta, izdelek, ipd. Strokovnjaki sicer navajajo različne faze, ki pa se po opisu veliko ne razlikujejo; nekateri jih podrobneje razdelijo, drugi pa jih več združijo v eno.
Faze projekta po različnih avtorjih
*
Pojem “conception” Oxfordov slovar opredeljuje kot proces snovanja ideje ali plana (angl. the process of forming an idea or a plan), angleško-slovenski ga prevaja kot (za)misel oz. osnovo, slovar tujk pa kot zasnovo, zamišljanje ali izoblikovanje nečesa. Zato menim, da bi bil najprimernejši izraz za prvo fazo projekta “snovanje“. Snovanje projekta vsebuje opredelitev ideje, ugotovitev potrebe ali priložnosti (izdelek, sredstvo, storitev), oceno pričakovanih učinkov (in kriterijev uspešnosti) ter utemeljitev, zakaj je projekt potreben (namen projekta). Preuči se možnost izvedbe projekta (študija izvedljivosti) – ocenijo se viri, ki so potrebni in ki so na voljo v združbi. Poleg tega se postavi okvirni plan projekta – groba ideja, kako naj bi projekt potekal, pri čemer nekateri predlagajo tudi izdelavo seznama domnev, tveganj in ovir. Vse to seveda izvede naročnik projekta, ki naj bi kasneje koristil proizvod(e) projekta za doseganje poslovnih ciljev.
Posamezni avtorji omenjajo tudi iniciacijo projekta (angl. initiation = the act of starting something). Angleško slovenski slovar izraz prevaja kot začetek oz. uvod, slovar tujk pa kot začetno stopnjo kakega procesa. Načeloma bi to lahko imenovali začetek projekta, a vendar iniciacijo tuji avtorji različno opredelijo. Začetkov je lahko več (začetek snovanja, priprave, izvedbe), zato menim, da “faze” iniciacije ne bi bilo smiselno posebej izpostavljati kot faze projekta.
Sledi definiranje obsega in planiranje projekta. Nekateri avtorji sicer določitev namena in ciljev projekta uvrščajo v fazo snovanja, drugi v fazo definiranja obsega, vendar menim, da oboje spada v fazo snovanja, ker je to stvar naročnika. Na podlagi jasno opredeljenih ciljev se nato izdela plan projekta (seznam aktivnosti, mrežni / terminski plan, plan virov in stroškov ter plan obvladovanja tveganj), nekateri pa v planiranje vključujejo tudi organizacijo projekta ter sistem komunikacij. V osemdesetih se je kot združen proces planiranja in organiziranja pojavil »project start-up« (omenjajo ga Turner in Simister, 2000, ter Young, 2000), ki naj bi po navedbah omenjenih avtorjev vključeval tudi definiranje obsega. PRINCE2 v proces vključuje imenovanje projektnega tima, predstavitev poslovnega ozadja in namena projekta ter planiranje izvedbe. Hauc, Kovač in Semolič (1993) menijo, da naj bi ta faza združila vse potrebne pripravljalne aktivnosti pred začetkom izvajanja projekta, po različnih avtorjih zajete v fazah snovanja in definiranja projekta. Za razliko od Younga naj bi faza po njihovem mnenju vključevala tudi izdelavo plana projekta. Omenjeni slovenski avtorji »start-up« fazo prevajajo kot zagon, v praksi pa se pogosto uporablja izraz priprava projekta.
Tipične faze projekta
Izvedba projekta vsebuje izvajanje planiranih aktivnosti v skladu s planom. To je običajno najobsežnejša faza projekta, saj v njej sodeluje največ ljudi in se porabi največ sredstev. Za uspešno izvajanje so odločilnega pomena ustrezno usklajevanje udeležencev, vodenje članov tima in kontroliranja izvedbe. Zaključna faza – predaja rezultatov in zaključek projekta – vsebuje izdelavo dokumentacije in predajo rezultatov naročniku. Čeprav se ves čas poteka projekta preverja skladnost izvajanja s cilji in specifikacijo, se dokončna potrditev izdelka pridobi šele v tej fazi. Projekt se zaključi, ko naročnik s prevzemom potrdi ustreznost rezultatov, projektni tim pa izdela zaključno poročilo projekta. Po potrjenem zaključnem poročilu se projekt formalno zaključi, s čimer se tudi razpusti projektni tim.
Nekateri avtorji med faze projekta vključujejo tudi koriščenje (proizvoda), kar seveda ni ustrezno, saj je koriščenje del “rednega operativnega dela”. Vseeno je za naročnika smiselno spremljanje učinkov projekta, da preveri uspešnost projekta oz. ustreznost predhodnih ocen pričakovanih koristi.
Leave a Reply