Z današnjim prispevkom prehajam na drugi del priprave projekta – na organiziranje. Pojem »organizacija« ima več pomenov: lahko jo vidimo kot proces zagotavljanja smotrnega delovanja (pogovorno: organizacija dela); kot družbeno (socialno) enoto – združbo, ki deluje zaradi uresničitve skupnega cilja; ter kot sestav medsebojnih razmerij med člani združbe, ki zagotavlja obstoj in razvoj ter smotrno uresničevanje ciljev združbe. Prvi, procesni vidik, smo obdelali s planiranjem projekta, v tem delu pa se bomo posvetili slednjemu.
Večina pod organizacijo projekta najprej pomisli na tipične organizacijske strukture, s katerimi opredelimo razmerje med projektnim timom in nadrejeno organizacijo (npr. matrično ali projektno organizacijo). Tudi večina avtorjev pod tem pojmom v knjigah opisuje značilnosti, prednosti in lastnosti različnih struktur. Vendar pa organiziranje vključuje več stvari – pomembna so še razmerja v projektnem timu ter med vsemi udeleženci projekta (stakeholders), ter jasno opredeljene njihove vloge, pristojnosti in odgovornosti.
Področja organizacije projekta
*
Pojmi, ki se poleg organizacijskih struktur največkrat pojavljajo v povezavi z organiziranjem in jih bom podrobneje opisal v kasnejših prispevkih, so OBS oz. RBS (Organizational / Resource Breakdown Structure), ki prikaže razmerja med udeleženci projekta (tudi v povezavi z WBS), ter RAC matrika oz. RAM (Responsibility and Competence matrix / Responsibility Assignment Matrix), s katero se določijo vloge, pristojnosti in odgovornosti udeležencev.
Organizacijske strukture se prikažejo z organigramom, ki grafično prikaže oddelke / skupine in posameznike po različnih ravneh, hierarhične odnose, formalne in komunikacijske povezave med njimi. Lahko se nadgradi tudi z opisi delovnih nalog posameznikov in skupin. Višji v hierarhiji določa cilje in delegira naloge nižjim, ki navzgor poročajo o izvedbi nalog.
Organiziranje zagotavlja urejeno delovanje z jasnimi odnosi in odgovornostm ter preprečuje različne možne medosebne konflikte v času izvedbe projekta – npr. izjave, kot so »To pa ni moje delo« ali »O tej zadevi bi nujno morali dobiti še moje mnenje«…
Nekateri med organiziranje vključujejo tudi opredelitev pravil delovanja projektnega tima (npr. način komuniciranja in poročanja), organizacijo obvladovanja dokumentacije in informacij, ter jasno opredelitev sodelovanja z linijskim managementom, svetovalci, naročnikom in drugimi vpletenimi strankami. Omenjena področja bi lahko vključili tudi v plan komunikacij in plan kontrole, a ker jih še nisem podrobneje obravnaval, jih bom prikazal v sklopu organiziranja projekta.
Leave a Reply