Z organigrami sem v predhodnih prispevkih prikazal razmerja med udeleženci projekta, danes pa bom prikazal še eno pomembno orodje, ki ga tudi lahko prištevamo v področje organiziranja projekta – matriko pristojnosti in odgovornosti.
Pri tujih avtorjih sem zasledil dve kratici, s katerimi poimenujejo matriko – RAM (responsibility assignment matrix) in RAC (responsibility and competence), nekateri jo imenujejo le matrika odgovornosti, spet drugi pa linearni grafikon odgovornosti. Z matriko manager projekta zagotovi jasne vloge udeležencev projekta in prepreči kasnejše nesporazume in konflikte v stilu »Za to pa jaz nisem odgovoren!« ali »Tu bi morali pridobiti tudi moje mnenje!«. Pomembno je opredeliti tudi to, kdo dejansko potrdi ustreznost rezultatov neke aktivnosti in s tem zaključek le-te – je to izvajalec sam, njegov nadrejeni, manager projekta, naročnik ali…?
Včasih so managerji v matriko vključili vse aktivnosti ter vse izvajalce projekta. Po tistem, ko so moderna računalniška orodja omogočila planiranje izvajalcev posameznih aktivnosti neposredno v gantogram, pa se le-ti posebej ne vnašajo tudi v matriko. Osebno priporočam, da se v matriko vključijo vsebinski sklopi aktivnosti (glede na obseg projekta, taktiko izvedbe in členitev dela – WBS), vloge pa se določijo za člane ožjega tima, managerja projekta, skrbnika, naročnika (uporabnika), po potrebi pa tudi za glavnega managerja in vključene linijske managerje.
Primer matrike pristojnosti in odgovornosti
*
Z večje projekte je matrika lahko izdelana v več nivojih, pri čemer nekatere pomembnejše sklope lahko po potrebi še podrobneje razdelamo (slika). Za izbiro števila nivojev in podrobnost delitve pa ni nekega splošnega recepta, ampak je to stvar ocene ožjega projektnega tima v fazi priprave projekta.
In kakšne so vloge, pristojnosti in odgovornosti, ki se vnašajo v matriko? Včasih je bila najpogostejša vloga »izvede«, ki pa jo je kasneje (zaradi določitve izvajalcev v sklopu gantograma) nadomestila vloga »odgovoren«. Le-ta ne izvaja aktivnosti, ampak je odgovoren, da jih izpeljejo sodelavci in/ali zunanji izvajalci, ki jih vodi ali koordinira. Zelo pomembna vloga je »potrdi« (primer z drugega odstavka), veliko se uporabljajo tudi »sodeluje« (kadar je potreben manjši vložek druge stroke…), »poda mnenje« (nujna vključitev vplivnejšega managerja), »je informiran«, »odloči«, »kontrolira« ipd. Posameznik ima lahko na eni aktivnosti več vlog (npr. sodeluje in potrdi).
Običajno se v matriko navedejo prve črke vloge (O – odgovoren, S – sodeluje, ipd.), lahko se nadomestijo s številkami ali znaki. Vsekakor je potrebno na dnu dodati legendo izrazov. Pomembno je, da ima vsaka vrstica en »O« in vsaj en “P”!
Naj povem še to, da se matrika običajno uporablja tudi za opredelitev vlog, pristojnosti in odgovornosti oddelkov in vrhnjega managementa za tipične faze in aktivnosti posameznih tipov projektov v združbi, kar pomeni, da je (obvezni) del organizacijskega predpisa. Matrika, ki se nato izdela v sklopu konkretnega projekta, pa vključuje konkretna imena, poleg tega pa ima podrobnejšo razdelitev nalog.
Leave a Reply