Včasih združba, v kateri se izvaja projekt, ni velika ali ni razdeljena po oddelkih (manjše podjetje, društvo, neformalna skupina), poleg tega je lahko v projekt vključenih le nekaj internih ljudi (zaposlenih, članov društva), večino dela pa izvedejo zunanji izvajalci. V tem primeru ne moremo opredeliti projektne organizacije, prikazane v predhodnih prispevkih. Vseeno pa je zavoljo jasnejše opredelitve razmerij med člani tima smiselno izdelati organigram sodelujočih na projektu.

Navedel sem že, da običajno obstajajo trije nivoji projektnega tima – ožji tim strokovnimi nosilci, širši tim (zaposleni v podjetju oz. člani društva, ki sodelujejo pri izvedbi aktivnosti) ter zunanji izvajalci. Projektni manager in strokovni nosilci koordinirajo delo ostalih, ki jim poročajo o izvedbi aktivnosti. Kdo sodeluje s kom, kdo komu delegira naloge in komu kdo poroča, se običajno prikaže v posebnem organigramu, katerega tuji avtorji imenujejo RBS (Resource Breakdown Structure).

Sicer pa v tuji literaturi poleg RBS najdemo tudi OBS (Organizational Breakdown Structure), a ne gre za različno poimenovanje istega ampak za dva različna organigrama. Oba tipa sta nadgradnja WBS, še bolje rečeno, WBS je osnova za izdelavo OBS in RBS. Razjasnitev razlik med vsemi tremi pojmi sem zasledil v PMBOK (2000) ter pri Levinu (2002):

  • WBS prikaže členitev proizvodov na delovne pakete,
  • OBS prikaže strukturo oddelkov združbe, vključenih v projekt,
  • RBS prikaže členitev tima po skupinah strokovnjakov iste stroke ali oddelka (npr. programerji) ali po sklopu aktivnosti, povezanem z delom obsega projekta, (npr. programska oprema)

Primer RBS – Organizacija gasilske veselice

Organigram izvajalcev projekta*

Newel (2002) navaja, da so v OBS delovne naloge iz WBS povezane z oddelki, ki bodo naloge izvedli, drugi avtorji pa poudarjajo, da OBS prikazuje oddelke združbe, ki so zadolženi za izvedbo sklopa aktivnosti oz. ki prevzamejo zaokroženo celoto obsega del. Fleming še dodaja, da je z OBS prikazana hierarhija odgovornih za izvedbo nalog po WBS-u do najnižjega managerskega nivoja. Vsak oddelek združbe tako lahko jasno vidi, za kaj je odgovoren!

RBS sem prikazal, ko sem opisoval vlogo tipičnih udeležencev projekta. Newel poudarja, da je razlika med OBS in RBS v tem, da prikaže RBS vse posameznike, ki so navedeni kot izvajalci aktivnosti v terminskem planu, OBS pa prikaže le oddelke. Čeprav je res, da oba organigrama v tuji literaturi nista prav pogosto prikazana, pa se mi zdi predvsem uporaba RBS zelo koristna. Z RBS, ki bi ga lahko poslovenili kot organigram izvajalcev projekta, nazorno prikažemo »podtime« (kateri nosilec s katerimi člani širšega tima pokriva določeno področje), poleg tega pa tudi opredelimo, kdo od internih članov tima je zadolžen za komunikacijo in kontrolo delovanja zunanjih izvajalcev. Nasprotno se mi uporaba OBS ne zdi smiselna, če smo predhodno vključene oddelke (in člane tima iz teh oddelkov) prikazali v sklopu matrične organizacije.

Ko smo že pri členitvah izvajalcev projekta, naj povem, da sem našel tudi CBS (contractor breakdown structure, Brandon, 2006), kjer podobno, kot za interne udeležence projekta, izdelamo hierarhično strukturo vseh podizvajalcev. Vendar pa je CBS za končnega naročnika zgolj informativnega značaja, saj nimajo neposrednega vpliva na pogodbene izvajalce, ki so dejansko podizvajalci naročnikovih podizvajalcev (pogodbe, kontroliranja dela).