Doslej sem večinoma pisal o področjih, ki jih je potrebno obravnavati v fazi priprave projekta, oziroma o vsebini elaborata, ki nastaja v toku priprave. Velikokrat pa se v združbah sprašujejo, koliko časa sploh posvetiti pripravi projekta in kdo naj pri tem sodeluje.

Kar se trajanja priprave projekta tiče, še nisem zasledil neke »formule«, in verjamem, da je tudi ni možno razviti, saj obstaja preveč različnih vplivnih dejavnikov. Poleg pričakovanega trajanja projekta so to še kompleksnost (število vključenih strokovnih področij, ljudi, oddelkov in zunanjih izvajalcev), (ne)jasnost in (ne)usklajenost videnja končnih ciljev, ter seveda razpoložljivost ljudi, vključenih v pripravo. V literaturi sem našel le eno priporočilo, kjer Wysocki (2009) glede na velikost projekta predlaga trajanje priprave projekta od nekaj ur do nekaj mesecev (slika).

Projekta ne planira le projektni manager, kar je na žalost dokaj običajna praksa v združbah z nižjo projektno kulturo in napaka manj izkušenih managerjev projektov. Star slovenski pregovor pravi »več glav več ve«, zato bo plan boljši, če pri pripravi sodeluje več članov tima. Ker je skoraj nemogoče najti managerja, ki bi zadosti podrobno poznal vsa v projekt vključena strokovna področja (tehnologijo, potrebno delo, morebitne probleme, ipd.), je najbolje, da pri pripravi sodeluje po en predstavnik vsake stroke. Poleg tega je sodelovanje za bodoče izvajalce tudi neke vrste motivacijski dejavnik – večja verjetnost je, da bo nekdo dobro izpeljal svoje naloge, če bo predhodno lahko podal svoje mnenje o zahtevnosti, ocenil potrebno delo, ipd. Poleg tega v primeru timskega planiranja sodelujoči govorijo o »našem projektu«, če pa plan izdela manager projekta samostojno, pa mu člani tima v primeru kasnejše neustrezne izvedbe radi učitajo, da »njegov« projekt ne teče po planu, ker da si je zamislil nemogoče roke…

Priporočljivo trajanje priprave projekta in udeleženci planskih delavnic

Trajanje priprave oz. planiranja projekta in sodelujočiVir (trajanje priprave): Wysocky, 2009

Jedro planskega tima torej predstavljajo manager projekta in strokovni nosilci, po potrebi pa zavoljo kakovostnejšega plana sodelujejo tudi linijski managerji ter seveda predstavnik uporabnikov ter skrbnik projekta. V združbah, kjer se izvaja veliko projektov imajo običajno vzpostavljeno projektno pisarno (PMO, project management office), ki poleg drugega skrbi tudi za organizacijsko učenje in prenos dobre prakse z zaključenih na nove projekte. Tako lahko pri planiranju projekta sodeluje tudi predstavnik PMO (opremljen s podatki predhodnih projektov), ki je hkrati namesto managerja projekta lahko tudi moderator priprave projekta. PMO lahko zagotovi tudi »planerja«, nekoga, ki zelo dobro obvladuje orodja in tehnike planiranja projektov.

Wysocki planske sestanke imenuje JPPS (Joint Project Planning Session). Posamezni sestanki, bolje rečeno »planske delavnice«, naj bi tajale od enega do treh dni, vsaka delavnica pa naj bi bila osredotočena na svoje področje (WBS, terminski plan, plan stroškov,…). Prav z namenom, da priprava poteka osredotočeno na trenutno aktualno vsebine (da sodelujoči ne »skačejo« iz ene teme na drugo) avtor predlaga moderatorja (ki ga sicer imenuje »povezovalec / pospeševalec« – angl. facilitator). Le-ta naj bi imel veliko izkušenj s planiranjem projektov, po drugi strani pa ni obremenjen z vsebino projekta ampak le skrbi, da delavnice potekajo usmerjeno, s ciljem zaključka elaborata do postavljenega roka.

Naj za konec opozorim tudi na to, da je priprava velikega projekta tudi neke vrste svoj projekt. Če nam nadrejeni dajo tri mesece časa za izdelavo elaborata projekta, potem je smiselno na začetku splanirati, kako se bomo lotili priprave, kdo in do kdaj mora poskrbeti posamezne informacije, itd…