Po potrditvi elaborata projekta se z začetkom prve aktivnosti začne izvedbena faza projekta. Pri tem pa strokovnjaki priporočajo, da se pred začetkom organizira sestanek vseh deležnikov projekta, ki ga tuji avtorji poimenujejo »kickoff meeting«. Tu spet naletimo na problem uporabe ustreznega slovenskega izraza, zato mnogi v praksi uporabljajo kar izraz »kickoff«. Mogoče bi bil najboljši prevod »vzpostavitveni« sestanek projekta, ker se na sestanku tudi formalno vzpostavi celotna organizacija projekta. Imate kak drug predlog glede naziva?
Sestanek ima dva pomembna cilja. Prvi je, da se projekt uradno začne z nekaj »pompa«, ker s tem lahko pridobi na pomembnosti (v očeh članov tima in drugih sodelavcev), to pa lahko dvigne motiviranost sodelujočih. Drugi pomemben cilj pa je, da se spoznajo vsi sodelujoči na projektu in da se spodbudi njihovo sodelovanje.
Načeloma naj bi bili na sestanku prisotni vsi deležniki projekta. V kolikor je izvajalcev veliko, potem nekateri avtorji predlagajo, da se ti sestanki izvedejo v sklopu posameznih timov, na vseh sestankih pa so prisotni člani ožjega tima in skrbnik projekta. Slednji naj bi tudi vodil sestanek, če pa že ne, pa mora prevzeti vsaj uvodne točke – poudariti mora pomembnost projekta za združbo in izpostaviti pričakovane koristi, nato pa predstaviti managerja projekta in ključne sodelavce (ožji tim). Vodenje nadaljevanja sestanka lahko prevzame projektni manager.
Vzpostavitveni sestanek (kickoff meeting)
*
Vsebina sestanka je razdeljena na štiri pomembne dele (prva dva sem že omenil). Na sestanku se predstavi:
- pomembnost projekta, povezanost s strateškimi in poslovnimi cilji, pričakovane koristi
- ključne osebe (managerja projekta, člane ožjega tima, pomembnejše podizvajalce)
- obseg, cilje, taktiko izvedbe in ključne mejnike
- razmerja med deležniki ter pravila (so)delovanja in poročanja
Dodatni, peti del sestanka pa naj bi bil namenjen neformalnemu spoznavanju in pogovoru o projektu. Nekateri tudi sicer predlagajo bolj neformalno vzdušje in zelo kratek »uradni del«. Pomembnost projekta lahko poudarimo z odprtjem penine, sodelujočim podarimo majice ali kavne skodelice z emblemom projekta… Nek tuji svetovalec je pred leti predlagal, da naj na »uradni« predstavitvi vsak sodelavec pove, kateri je njegov najljubši hobi. V neformalnem druženju to pomaga k boljši komunikaciji, »sorodne duše« pa hitreje začnejo timsko sodelovati tudi na projektnih nalogah!
Tomaz
“Peti del” sestanka bi sam morda uvrstil tudi v pavze (kavica, piškoti in idealen čas za kratke pomenke), če je sestanek daljši in so pavze sploh potrebne.
Kar se tiče pa Kick-off meetinga, bi ga morda namesto vzpostavitveni sestanek lahko imenovali otvoritveni sestanek, saj na sestanku ne vzpostavljamo projekta, temveč ga “poženemo”.
Aljaž
Tomaž, hvala za mnenje. Vsekakor se strinjam z vsebino in “poslanstvom” odmorov, če je sestanek daljši. Vendar pa sem osebno bolj pristaš krajših sestankov (z uradnim delom do max 90 min), saj se na tem sestanku nič več ne usklajuje, ampak se le predstavi prej dogovorjene plane, vloge, ipd.
Hvala tudi za predlog poimenovanja sestanka – ga bomo predebatirali na naslednjem debatnem večeru. Strinjam se, da projekt poženemo, a da bo vse delovalo usklajeno, moramo vzpostaviti organizacijo – zato sem uporabil pojem “vzpostavitveni”…