Plan informiranja in obvladovanja dokumentacije, ki ga nekateri tuji avtorji poimenujejo tudi »management komunikacij«, sem omenil že pri pripravi projekta in v poslovniku projektnega tima, a mi teme še ni uspelo podrobneje predstaviti. Vzrok za to leži tudi v dejstvu, da je za nekatere projektne time (in nadrejene združbe) to dokaj nepomembna tema, ker je obvladovanje informacij in dokumentacije projektov zanje že neka vrste rutina, sploh če imajo vpeljan poseben, računalniško podprt projektni informacijski sistem. Govora je predvsem o združbah, kjer se izvaja veliko (podobnih) projektov – gradnja in inženiring, razvoj IT rešitev, razvoj izdelkov…

Če pa se v združbi letno izvede le nekaj projektov, še posebej pa, če se pripravljamo na izvedbo enega obsežnejšega projekta, ki vključuje več partnerjev (EU projekti) in/ali podizvajalcev, potem je planiranje informiranja zelo pomembna tema. Dokumentacija in informacije se namreč prenašajo med mnogimi posamezniki in skupinami – v okviru projektnega tima, med timom in podizvajalci ter naročnikom (stranko), obveščamo pa tudi skrbnika, linijske in vrhnje managerje v združbi (po PMBOK, 2004, je pomemben vhodni dokument za opredelitev komunikacij kar organigram udeležencev projekta – RBS). Včasih je potrebno redno informirati tudi javnost!

Opredelitev informacijskega sistema projekta

Kaj določa informacijski sistem projekta*

Neobvladovanje informacij in dokumentacije lahko povzroči velike probleme na projektu. Ste že slišali za pravilo 1 minute? (vir: Metoda 20 ključev). Naše delovno mesto je ustrezno organizirano, če informacijo, ki jo potrebujemo, najdemo prej kot v eni minuti (med papirji na mizi, v predalu, omari, na svojem osebnem računalniku, na strežniku, internetu…). Če iskanje traja več kot minuto, je to izguba časa! Dodaten problem nastane, če najdemo informacijo, ki jo potrebujemo za svoje delo, pa ne vemo, da je zastarela – vse nadaljnje delo na podlagi te informacije je lahko zaman… Problem je še izrazitejši zaradi delovanja članov tima na različnih lokacijah – če ima vsak dokumente, ki jih je ustvaril, na svojem računalniku in jih občasno posreduje drugim preko e-pošte, obstaja velika verjetnost, da bo določena informacija nepravilna ali je ne bo dosegla pravega človeka ob pravem času.

Wysocki (2009) navaja, da kar 70% IT projektov pade prav zaradi slabega komuniciranja, zato predlaga, da tim na začetku poišče odgovore na tri vprašanja: »Kdo so deležniki projekta?«, »Kaj želijo vedeti o projektu?« ter »Kako jim bomo zagotovili te informacije?«. Burke (2010) dodaja še, da se je potrebno odločiti za medij, preko katerega jih bomo informirali, ter kdaj bodo dobivali informacije (dokumente, zapisnike, poročila, ipd.). Plan informiranja naj bi torej določil kdo bo dobival katere informacije, kako pogosto, na kakšen način (medij) ter ali mora posredovati povratno informacijo (Verzuh, 2008). Za ustrezno razumevanje je priporočljivo pripraviti tudi obrazložitev strokovnih pojmov (PMBOK, 2004). Vse navedeno se seveda vključi v elaborat projekta!

Kot se zapisal že v uvodu, imajo mnoge združbe za podporo planiranja, kontroliranja in obvladovana informacij / dokumentov, vzpostavljen računalniško podprt projektni informacijski sistem (PMISproject management information system). Več o različnih vrstah PMIS pa v jeseni, ko bom pisal o sistemski podpori managementu projektov.