Beseda »poslovnik« je znana predvsem tistim, ki se v združbah ukvarjajo z organizacijo in kakovostjo. Poslovniki, imenovani tudi organizacijski predpisi, običajno opredeljujejo način izvajanja določenih procesov (določa potek, vloge udeležencev, dokumentacijo, orodja, obrazce…) ali pa le pravila delovanja določene skupine ljudi.

Organizacijski predpis naj bi zagotavljal enotno izvajanje projektov v združbi, s poslovnikom konkretnega projekta pa manager opredeli način delovanja tima ter način sodelovanja z ostalimi deležniki projekta. Pri tem se mora seveda držati pravil iz organizacijskega predpisa, v kolikor so le-ta opredeljena (npr. kako pogosto mora manager projekta poročati svojemu skrbniku).

Eno od pomembnejših zadev, ki se opredelijo v poslovniku, je prav način poročanja, v prvi vrsti seveda način poročanja članov tima managerju projekta, da bi bil le ta stalno na tekočem s stanjem projekta (kontroliranje!). Določi se pogostost poročanja, podatke, ki morajo biti navedeni v poročilu ter kdaj bo poročanje ustno in kdaj pisno (nekaj sem o tem pisal že v prispevku  Plan kontrole projekta).

Poslovnik projektnega tima *

Ustno člani tima najobičajnejše poročajo na rednih kontrolnih sestankih (angl. progress meetings), zato se v poslovniku določita termin in lokacija teh sestankov, hkrati pa se lahko že rezervira prostor za celotno trajanje projekta. Opredelijo se tudi stalni udeleženci teh sestankov (običajno člani ožjega tima). Kontrolni sestanki se tako med izvedbo projekta posebej ne sklicujejo!

Predvsem v primeru večje fizične oddaljenosti članov tima je potrebno tudi doreči način komuniciranja, kar je še posebej pomembno, če sodeluje več združb, če se udeleženci med seboj še ne poznajo oziroma še niso sodelovali. Odločimo se, ali bo komunikacija tekla le po e-pošti, po telefonu, ali se bodo uporabljale mogoče video konference ali IP telefonija. V poslovniku se v ta namen tudi navedejo ustrezni kontaktni podatki sodelujočih v projektu.

Wysocki (2009), ki govori o »operativnih pravilih tima«, predlaga, da se na začetku projekta določijo tudi postopki / pravila reševanja problemov, odločanja v timu, reševanja konfliktov, doseganja konsenzov ter kdaj in kako je potrebno uporabiti tehnike ustvarjalnega razmišljanja. Tem področjem bi lahko dodali tudi opredelitev procesa obravnavanja sprememb.

Omenil sem že poročanje managerja projekta skrbniku. Glede na njun dogovor se v poslovnik zapiše npr. »Manager in skrbnik projekta se redno sestajata zadnjo sredo v mesecu ob 13h v pisarni skrbnika, dva dni prej pa se skrbniku pošlje pisno poročilo. Vmesni sestanki se izvedejo po potrebi.«

Prav tako se v poslovniku projekta lahko opredeli morebitno redno sodelovanje z linijskimi managerji (npr. da se bo manager razvoja enkrat mesečno udeleževal kontrolnih sestankov). Pri internih projektih se lahko opredeli tudi sodelovanje s končnimi uporabniki, medtem ko je način sodelovanja z zunanjim naročnikom običajno opredeljen v pogodbi. Enako običajno velja tudi za sodelovanje z zunanjimi izvajalci in svetovalci, vseeno pa so povzetki dogovorjenih pravil lahko vključeni tudi v poslovnik projekta.