Ob začetku pisanja tega prispevka sem se nepričakovano znašel v dilemi, kako ga nasloviti. V pogovornem jeziku večinoma govorimo o kontroli časa, v resnici pa kontroliramo stanje izvedbe v času in to primerjamo s prvotnim planom, da preverimo, če gre »vse po planu«. Tako tudi tuji avtorji uporabljajo pojem »schedule control« in ne »time control«. Mogoče bi pojem lahko prevedli v »kontroliranje poteka« projekta, vsekakor pa ne v kontroliranje plana ali urnika…

Najpogostejše uporabljeno orodje za ugotavljanje (pravočasnosti) izvedbe je gantogram, ki sem ga predstavil že pri planiranju projekta. Sodobna orodja za podporo terminskemu planiranju omogočajo, da poleg planiranih terminov aktivnosti v fazi izvedbe projekta v gantogram naknadno vnašamo tudi dejanske začetke, trenutno stanje izvedbe (v %) in zaključke (ter s tem trajanje) izvedenih aktivnosti. Razlika med planirano in dejansko izvedbo v danem trenutku pomeni časovno  odstopanje.

Primer gantograma s prvotnnim terminskim planom, dejansko izvedbo in s prikazom časovnih odstopanj


Najbolj poznana pripomočka obvladovanje časa (kot nadgradnja gantograma) sta linija stanja (angl. Jogging ali Progress Line) in B-C-F analiza (angl. Baseline-Current-Future). Linija stanja prikaže za koliko je izvajanje posamezne aktivnosti pred ali za planiranim rokom (orodje, uporabljeno za izdelavo primera na sliki, pokaže le zamude). Na podlagi poročanja izvajalcev aktivnosti se označi odstotek izvedbe posamezne aktivnosti, nakar se ta stanja poveže (slika: rdeča linija z rombi v krogcih pri aktualnih aktivnostih, z odmikom v levo v primeru zamude). Linija pred aktualnim aktivnostim in za njimi teče po datumu kontrole.

B-C-F analiza: vzporedno se izriše planiran potek izvedbe (Baseline, slika: črne aktivnosti) ter dejanska izvedba aktivnosti (Current, slika: modre in rdeče aktivnosti, polna šrafura pomeni % izvedbe). Ko se vnese še predviden čas za izvedbo trenutne aktivnosti (če le-ta ne poteka po planu), lahko poleg trenutne zamude vidimo tudi predvideno zamudo ob koncu (ali mejnikih) projekta v primeru neukrepanja (Future, slika: razdalja med belim in črnim rombom pri zadnji aktivnosti). Večja, ko je razlika hitreje je potrebno ukrepati (več o ukrepih prihodnjič)!

Seveda je pri vseh projektih oziroma aktivnostih težko oceniti odstotek trenutne izvedbe aktivnosti. Medtem, ko se npr. pri gradbenih projektih to lahko izmeri (metri položenih vodnikov, število zgrajenih nadstropij stavbe, kvadratni metri položene izolacije, ipd.), je po drugi strani težko oceniti odstotek izdelane programske opreme ali razvitega izdelka. Nekateri avtorji zato predlagajo, naj se vnese 25% kadar se je izvedba dejansko začela, 50% nekje na polovici, in 75%, ko je aktivnost blizu konca. Spet drugi predlagajo le 0 (aktivnost se še ni začela), 50 (aktivnost se izvaja) in 100 (aktivnost je zaključena). Ker je omenjen problem kritičen predvsem v primeru dolgih aktivnosti, je za obvladovanje časa priporočljivo take aktivnosti že v fazi planiranja razdeliti na več krajših.