Zapisal sem že, da se faza priprave (zagona) projekta zaključi s potrjevanjem (zagonskega) elaborata projekta. Čeprav bi lahko elaborat poslali v pregled vsem, ki naj bi sodelovali v potrjevanju, le-ti pa bi nam v doglednem času sporočili pripombe oziroma (ne)strinjanje, je bolj priporočljivo, da se potrjevanje izpelje na sestanku, ki poleg predstavitve projekta omogoča tudi dodatne pojasnitve in diskusijo o morebitnih spremembah.
Udeleženci predstavitvenega sestanka so največkrat člani ožjega projektnega tima, skrbnik projekta, interni naročnik oz. predstavnik uporabnikov ter glavni manager združbe (»uradni« naročnik). Ker se na sestanku potrjuje tudi predlagana organizacija projekta z matriko pristojnosti, je smiselno, da so prisotni tudi vsi linijski managerji tistih oddelkov, iz katerih prihajajo člani projektnega tima. Po potrebi so vabljeni tudi predstavniki pogodbenih izvajalcev ter morebitni svetovalci.
Najpomembnejše vsebine predstavitve elaborata
*
Sestanek mora biti usmerjen v vsebine, ki so »pomembne za obe skupini« – projektni tim in nadrejene. Slednjih ne zanimajo vse podrobnosti plana, zato v predstavitev vključimo le bistvene informacije, podrobnosti pa si udeleženci lahko preberejo v svoji kopiji elaborata, ki jim jo je priporočljivo poslati skupaj z vabilom na sestanek. Namesto podrobnega plana z npr. 150 aktivnostmi jim predstavimo le plan faz izvedbe s ključnimi dogodki in okvirno taktiko izvedbe. Stroški se prikažejo po vrstah glede na faze, predstavimo nekaj najpomembnejših tveganj s preventivnimi ukrepi. Za projektni tim je pomembno, da se potrdi razporeditev vseh potrebnih izvajalcev iz oddelkov na projekt ter da se razčistijo in potrdijo pristojnosti in odgovornosti glavnih udeležencev projekta.
Nadrejenih po drugi strani običajno tudi ne zanima, kako bo manager projekta zbiral poročila s strani podrejenih, da bo ustrezno kontroliral projekt, kako bo obvladoval dokumentacijo in na kakšen način bo zagotovil usklajeno sodelovanje izvajalcev. Zato teh vsebin ni nujno predstaviti na sestanku.
Ob koncu sestanka se lahko sprejmejo štirje alternativni sklepi:
- elaborat se potrdi nespremenjen;
- elaborat se potrdi z manjšimi spremembami, ki se zabeležijo v zapisniku predstavitve;
- elaborat se ne potrdi, projektnemu timu pa se da na voljo še nekaj časa, da spremenijo določene nedorečenosti;
- elaborat se ne potrdi, projekt se zamrzne (v kolikor se ugotovi, da je npr. podrobna analiza stroškov pokazala, da projekt ne bo povrnil vloženih sredstev v ustreznem času).
Do sedaj sem se bolj ali manj usmeril v interne projekte (z notranjim naročnikom). Malce drugače je seveda, če je naročnik zunanji ali če pri projektu sodeluje več partnerskih združb. V primeru, da se bo izvedel projekt za zunanjega naročnika se pred oddajo ponudbe običajno v »izvajalski« združbi izvede krajši usklajevalni sestanek v ožji zasedbi, kjer se potrdita plan in ponudbena cena. Glede na vrsto povpraševanja (zasebno, javni razpis) pa se plan (seveda brez internih stroškov in tveganj) predstavi naročniku. V primeru več vključenih partnerskih združb se lahko glede na kompleksnost projekta pred končno potrditvijo izvedejo interni potrditveni sestanki, na koncu pa se izvede še skupen sestanek.
