Manager projekta in člani ožjega tima se običajno določijo pred začetkom priprave projekta, saj je njihova prva naloga izdelava plana projekta. Ko splanirajo aktivnosti in ocenijo potrebe po izvajalcih (usposobljenost, ure dela), v sodelovanju z linijskimi managerju izberejo tudi ostale izvajalce (člane širšega tima).

V določenih primerih pa se izvajalci ne določijo v fazi priprave projekta, ampak šele kasneje. Se pa določi delovno mesto z predvidenimi urami dela, da se preverijo zmožnosti glede razpoložljivosti izvajalcev ter ocenijo stroški izvedbe projekta. Lahko rečemo, da obstajajo trije termini kadrovanja:

  • takojšnje izbira / določitev konkretnih izvajalcev se običajno izvede v primeru RR in internih projektov sprememb delovanja (IT, reorganizacija);
  • določitev po pridobljenem poslu (projekti za zunanjega naročnika) – v prvi fazi priprave projekta (priprava ponudbe) se planirajo le potrebni kadri, konkretna imena pa se določijo šele takrat, ko naročnik potrdi ponudbo;
  • kadrovanje tik pred izvedbo aktivnosti – projekti, kjer v določenem času potrebujemo več enako usposobljenih izvajalcev; primer: za montažo linije v osmem mesecu projekta potrebujemo 5 monterjev, katere njihov vodja določi šele pred montažo.

Preverjanje obremenitve ljudi

Izravnava (leveling) virov*

V redkih primerih (visoka prioriteta projekta) manager projekta lahko zahteva konkretne ljudi,  običajno pa jih določi linijski manager, ki bolje pozna zmožnosti svojih ljudi (strokovnost, hitrost dela, kreativnost, natančnost…). Manager projekta linijskim managerjem predstavi potrebe po kadrih, oni pa potem določijo ustrezne ljudi. Pri tem izhajajo iz strokovne zahtevnosti aktivnosti ter sposobnosti in razpoložljivosti svojih ljudi, ki sicer lahko že delajo na drugih projektih (slika!) in imajo tudi redne zadolžitve sklopu svojega oddelka.

Ko govorimo o razpoložljivosti in obremenitvah ljudi, moramo omeniti tudi izravnavanje obremenitve (angl. leveling), ki se najprej izvede na nivoju projekta, ki ga planiramo, nato pa lahko tudi na nivoju vseh projektov v združbi. Najprej poiščemo morebitne planirane preobremenitve posameznikov – ali smo za koga katerikoli dan planirali več kot 8 ur dela (na dveh ali več vzporednih aktivnostih), ki jih nato rešujemo z zamikanjem nekritičnih aktivnosti, premeščanjem ali dodajanjem ljudi, ipd. Postopek nato ponovimo na celotnem naboru projektov (slika – »gantogram« nalog posameznika). Če projekta z razpoložljivimi kadri ne moremo izvesti do želenega roka, se to rešuje z najetimi zunanjimi izvajalci ali pa se zamakne končni rok. Lahko pa se podaljša kateri od že izvajanih projektov z nižjo prioriteto.

Računalniško podprta orodja so planiranje ljudi dokaj poenostavila, vendar moramo paziti, da ne »podležemo« funkcionalnosti teh orodij. Prva stvar je natančnost ocenjevanja obremenitev – če se pogajamo o 9% preobremenitvi in poskušamo izravnavati obremenitve, ki imajo manj kot 20% presežka, lahko porabimo več časa za usklajevanje, kot nam to prinese koristi. Sploh, ko se določene aktivnosti na enem od projektov zamaknejo zaradi problemov in zamud… Druga funkcija, ki je »navidezno uporabna« pa je samodejno izravnavanje obremenitev. Če je delno uporabna na enem projektu (preverjanje različnih alternativ izvedbe), nam lahko v multiprojektnem okolju povzroči veliko zmedo in nejevoljo ljudi!