Kot lahko razberete iz domene in naslova bloga, in kot sem navedel tudi že v uvodnem prispevku, je blog namenjen managementu projektov. Ker pa v Sloveniji managerje projektov večinoma imenujejo vodje, bi rad najprej razčistil pojma management in vodenje. Stroka opredeljuje proces managementa s štirimi koraki: planiranje, organiziranje, vodenje in kontroliranje. Kot lahko ugotovimo, je “vodenje” (angl. leadership) sestavni del managementa, zato je prevajanje managementa v vodenje neustrezno! Možina je v svoji knjigi leta 1994 takole opredelil omenjene korake:
- planiranje je opredeljevanje ciljev in poti za njihovo doseganje;
- naloga organiziranja je ustvarjanje medsebojnih razmerij, ki bodo omogočila izvedbo plana;
- vodenje je vplivanje, motiviranje in usmerjanje zaposlenih, da bi ustrezno opravili naloge, ki so jim bile dodeljene s planom in organizacijo;
- kontroliranje pomeni spremljanje doseženega in ukrepanje v primeru odstopanja izvedbe od plana.
Raziskava leta 2006 je pokazala, da ima 86% slovenskih managerjev projektov naziv vodja projekta, 5% je koordinatorjev projektov, le 3% pa je managerjev, kot tudi direktorjev projektov (vzorec 140 združb).
Projektni management je s procesnega vidika identičen navedeni splošni opredelitvi, razlikuje pa se po vsebini (področjih) ter seveda v različnih tehnikah in orodjih, razvitih za potrebe izvajanja projektov. Še najbolj pomembna razlika je v planiranju, saj manager projekta ne planira ciljev, ampak jih dobi s strani naročnika projekta. Seveda je v praksi teoretična delitev naročnik (končni uporabnik) / projektni tim mnogokrat “meglena” (interni projekti, projekti v društvih), saj so predstavniki naročnika lahko t
udi člani projektnega tima, a v osnovi naj bi veljalo, da naročnik opredeli cilje projekta (končni proizvod, rok za izvedbo in predvidena denarna sredstva), projektni manager pa na podlagi le-teh pripravi plan izvedbe oziroma doseganja ciljev projekta.
Posamezni koraki projektnega managementa naj bi torej vključevali naslednje naloge in področja:
- Planiranje – po sprejetju taktičnih zamisli o izvedbi projekta, sledi izdelava seznama aktivnosti projekta. Določitev sosledja in povezanosti vseh aktivnosti nam v kombinaciji potrebnim časom za izvedbo posameznih aktivnosti pomaga pri planiranju končnega roka in terminov izvedbe aktivnosti. Sledi določitev izvajalcev aktivnosti in plan drugih potrebnih virov (oprema, material, ipd.). Plan virov je osnova za izračun stroškov projekta. Običajno je zadnji korak planiranja obravnava potencialnih tveganj ter priprava ukrepov za znižanje tveganosti projekta. Redkeje (odvisno od vrste projekta in pogostosti ponavljanja podobnih projektov v združbi) se planira tudi kontroliranje projekta, obvladovaje vplivnežev, pogodbenih izvajalcev in dobaviteljev.
- Organiziranje – z namenom opredelitve razmerij se izdela organigram vseh udeležencev projekta, z dodatnim organigramom pa določimo tip organizacijske strukture projekta (matrična, projektna, ipd.), s tem pa tudi okvirne pristojnosti managerja projekta oziroma razmerja med projektom in celotno združbo. Podrobneje se vloge, pristojnosti in odgovornosti ključnih udeležencev projekta opredelijo v matriki pristojnosti in odgovornosti. Posamezni avtorji v področje organiziranja vključujejo tudi opredelitev delovanja tima (način poročanja, komuniciranja, termine rednih kontrolnih sestankov, ipd.), ne smemo pa pozabiti na organizacijo informacijskega sistema (prenos informacij, obvladovanje dokumentacije).
- Vodenje – manager se odloči, kakšen stil vodenja bo večinoma uporabljal (avtokratski, demokratični) ter kako bo s pomočjo timskega pristopa ustvaril primerno delovno vzdušje v timu, kar naj bi zagotavljalo tudi višjo motiviranost članov tima. Spodbujal naj bi verbalno, odprto in neformalno komunikacijo med vsemi člani tima, ter reševal morebitne konflikte. Pomemben del vodenja je tudi vodenje projektnih sestankov.
- Kontroliranje vključuje tri korake – ugotavljanje trenutnega stanja izvedbe, primerjava stanja s planom in ugotavljanje morebitnih odstopanj, ter izvedbo korektivnih ukrepov, s katerimi se (ponovno) zagotovi izvedba v okviru ciljev, kljub trenutnim odstopanjem (npr. zamudi projekta). Najobičajnejša področja kontrole so rezultati dela, roki, stroški, kakovost in tveganja.
Pri tem velja groba delitev, da faza priprave projekta vključuje planiranje in organiziranje, faza izvedbe pa vodenje in kontroliranje. Če pa pogledamo zadevo podrobneje, lahko rečemo, da se vsi koraki managementa pojavijo v vseh fazah projekta. Praksa je namreč pokazala, da je nujno potrebno planirati in organizirati tudi samo pripravo projekta (in ne le izvedbe), med izvedbo projekta pa tudi še planiramo npr. korektivne ukrepe v primeru odstopanj ali pa spreminjamo plan izvedbe glede na dogovorjene vsebinske spremembe.
V Sloveniji sta se poleg tistih, ki neobremenjeno s teorijo pač enostavno uporabljajo izraz vodja / vodenje projekta, pojavili dve struji, ki sta poskusili posloveniti management – strokovnjaki s področja managementa z “višjo stopnjo zavednosti” in slovenisti. Prvi so, kot se za stroko (oz. znanost) spodobi, izhajali iz opredelitve managementa in poiskali obstoječ slovenski izraz s podobno definicijo. Slovenski manager naj bi se po njihovem mnenju imenoval ravnatelj (izraz je bil v ta namen že v uporabi med obema svetovnima vojnama), management pa ravnateljevanje, lahko tudi ravnanje (kot poznamo ravnanje z ljudmi, ravnanje s kakovostjo), lahko tudi uravnjavanje. Drugi, slovenisti, pa se s stroko niso obremenjevali in se dogovorili, da bo management kar menedžment (v stilu “piši kao što govoriš”). Zaradi šolskih ravnateljev se projektni ravnatelji predvidoma ne bodo uveljavili, sploh ker praksa (predvsem v primeru splošnega managementa) večinoma uporablja izraz manager. Ker so slovenisti pri svojem delu kar striktni, bo v prihodnosti predvidoma prevladal menedžment, kot je to bolj ali manj že v uporabi v časopisih, čeprav SSKJ ne pozna izraza menedžirati (če v Googlu iščete pojem “menedžer”, dobite 164.000 zadetkov, pojem”menedžira” pa le 244). No, dokler bomo imeli društvi Manager in Združenje za projektni management, v tem blogu ostajamo pri managementu, ki ga SSKJ še vedno podrobneje opredeljuje kot menedžment…
SSKJ, slovar slovenskega knjižnega jezika, izdaja 2008 (Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša ZRC SAZU, http://bos.zrc-sazu.si/sskj.html) pravi:
- menedžer > glej manager
- manager in menedžer [ménedžer] 1. v kapitalistični ekonomiki vodilni uslužbenec podjetja; direktor, ravnatelj: družbo upravljajo managerji; odločilna vloga managerjev 2. publ. voditelj, organizator zlasti v gospodarstvu: biti manager turistične agencije; dober, nesposoben manager / turistični manager // poslovni vodja moštva, skupine, posameznika v poklicnem športu, popevkarstvu: pevko je spremljal manager; manager boksarja; moštvo z managerjem in trenerjem
- management [ménedžment] – v kapitalistični ekonomiki vodenje podjetja: visoko razvit management // vodilni uslužbenci: vrhovni management
Ne glede na to, da se torej v praksi največ uporablja izraz vodenje projektov, se najbrž strinjamo, da je ta “vodja” po svojih nalogah dejansko manager (ravnatelj, menedžer), saj mora planirati izvedbo projekta, organizirati delo in ljudi, voditi projektni tim, da bi se čim bolj držal plana, in hkrati kontrolirati projekt – preverjati, če izvedba teče po planu ter ukrepati v primeru odstopanj! In vse to naj bi delal s ciljem, da kakovosten končni proizvod (objekt, izdelek, knjigo, prireditev, ipd.) ustvari hitro in poceni oziroma v planiranem času in s predvidenimi sredstvi.
SLOVARČEK
združba (angl. organisation) = skupnost ljudi, ki jih družijo skupni interesi, skupna dejavnost (SSKJ). Projekti se izvajajo v različnih združbah, kot so podjetja, javne ustanove, društva oziroma nevladne organizacije. Nekateri avtorji – čeprav dejansko mislijo na združbe – uporabljajo le pojem “podjetje”, drugi pa besedno zvezo “podjetja in druge organizacije”. V blogu bomo večinoma govorili o projektnem pristopu v vseh združbah, kadar pa bomo hoteli poudariti različne vidike izvedbe projektov v posameznih tipih združb, pa bomo natačno opredelili vrsto združbe.
Prihodnjič: Kaj je projekt in kdaj uporabiti projektni pristop?
