Projektni management

Na začetku današnjega prispevka moram priznati, da se kljub dolgoletnem delu na projektih osebno s »kontroliranjem obsega« nisem srečal, zato sem z zanimanjem proučil, kaj o tem piše strokovna literatura. Pri tem sem začuden ugotovil, da pod pojmom »scope control« stroka dejansko razume kontroliranje sprememb (obsega, specifikacij).

Do sprememb v projektu skoraj vedno pride, saj je nemogoče vnaprej predvideti vse podrobnosti. Članom tima se lahko porodijo nove ideje ali pa naročnik spremeni zahteve, pri daljših projektih se lahko pojavi nova tehnologija ali material, ali pa nas konkurenca preseneti s podobnim produktom, ipd. Spremeni se lahko sam končni proizvod ali način izvedbe.

Najslabše je, da se spremembe »dogajajo« nekontrolirano, kadar se posameznik ali ožji krog udeležencev projekta sam odloči za določene spremembe, ne da bi o tem obvestil druge ali dobil odobritev, da se sprememba lahko izvede. Milošević (2003) jih je označil za »ubijalce projekta«, ker povečajo obseg del, povzročajo neskladja v delu in zamudo projekta, povišajo stroške, znižajo moralo in produktivnost ter kvarijo odnose med udeleženci projekta.

Sistem obvladovanja sprememb

Avtorji zato predlagajo definiranje postopka obravnave in odobravanja sprememb, s katerim naj bi preprečili prikrite spremembe. Določiti je potrebno proces ter odgovorne za oceno in odobritev predlaganih sprememb ter pravila informiranja udeležencev projekta o sprejeti spremembi.

Proces obvladovanja sprememb naj bi, poleg priprave formalnega predloga spremembe, vključeval tudi razmislek o več alternativah uresničitve ter oceno vpliva spremembe na cilje projekta. Sledilo naj bi potrjevanje in izvedba (odobrene) spremembe, ki vključuje ali spremembo planov in ciljev projekta ali izvedbo korektivnih aktivnosti. Po izvedbi spremembe ali projekta je koristno preveriti ustreznost prvotnih ocen vpliva, priporočljivo pa je vzdrževati tudi bazo sprememb preteklih projektov, ki služi združbi za učenje in učinkovitejšo izvedbo kasnejših projektov.

Kljub v začetku projekta opredeljenem procesu odobravanja sprememb, pa še vedno lahko prihaja do nekaterih samovoljnih sprememb (zaradi odpora do birokracije, morebitnega predolgega procesa odobravanja, preverjanja ideje,  ali celo zaradi strahu pred zavrnitvijo), zato mora manager projekta na rednih kontrolnih sestankih tudi preverjati, kaj delajo člani tima in preveriti, ali je to v skladu z dogovorjenimi specifikacijami in cilji aktivnosti.

Ko projektni manager ugotovi, da določene aktivnosti ne sledijo planu, mora seveda ukrepati, sicer projekt ne bo izpeljan do postavljenega roka, kot smo prikazali ob koncu (in na sliki) prejšnjega prispevka.

Ob časovnih odstopanjih se je najprej potrebno vprašati, kdaj, ob kakšnem zaostanku ukrepati. V prvi vrsti je to seveda odvisno od (ne)kritičnosti aktivnosti in morebitne časovne rezerve. Poznati moramo vzrok za odstopanje, planirano in dejansko porabo ur ter potreben čas in ure za zaključek aktivnosti. Mogoče je izvajalec, ki naj bi sicer na aktivnosti delal le 20% svojega časa, do trenutka kontrole delal na projektih / aktivnostih z višjo prioriteto, do konca planirane aktivnosti pa bo brez problema opravil svoje delo, ker bo delal le na tej aktivnosti.

Pri nekaterih avtorjih sem zasledil predlog, da je potrebno že na začetku projekta določiti tolerance, tako časovna kot stroškovna odstopanja, pri katerih je najkasneje potrebno ukrepati. To je lahko povezano tudi z morebitno časovno rezervo pred koncem projekta, ki smo jo planirali za primer uresničitve tveganj ali dodatnih nepredvidenih problemov in zastojev.

Pristopi za odpravljanje zamud projekta

Do sedaj sem predstavil manj kritične zamude pri izvedbi. V kolikor nimamo nobene časovne rezerve, izvajalci pa (tudi z nadurami) aktivnosti ne bodo mogli izvesti do roka, potem imamo na voljo tri vrste ukrepov. Najprej poskušamo rešiti trenutno aktivnost, s krizno akcijo z najvišjo prioriteto. Za izvedbo krizne aktivnosti je potrebno uporabiti vsa razpoložljiva sredstva, kar včasih predstavlja tudi visok dvig stroškov, sploh če je v reševanje potrebno vključiti tudi dobavitelje ali pogodbenike.

Drugo možnost strokovnjaki angleško poimenujejo fast-tracking, kar bi lahko prevedli kot hitro sledenje. Preverijo se medsebojne povezave aktivnosti, ki še sledijo do konca projekta, pri čemer poskušamo tiste z »mehkimi« povezavami čim bolj prekriti, kar pomeni, da se dve povezani aktivnosti izvajata vzporedno, kolikor je to mogoče. »Razdrtje plana« (angl. schedule crashing) pa pomeni vključevanje večjega števila virov, s katerimi se skrajšajo aktivnosti (in zmanjša zamuda) na kritični poti, kar pa tudi lahko poviša stroške projekta.

Verzuh (2005) pa še posebej opozarja tudi na spremembe izvedbe, ki posredno nastanejo zaradi čakanja na odziv naročnika (npr. potrditev zasnove izdelka). Pri tem predlaga dve rešitvi: izvedbo drugih aktivnosti, ki niso odvisne od naročnika, ter uporabo gantograma, v katerem naročniku prikažemo (končno) zamudo projekta zaradi njegove neodzivnosti, kar naj bi ga spodbudilo k hitrejšemu odzivu. Pomembno z vidika kontroliranja pa je, da se »čakanje« na naročnika pravočasno ugotovi in izvede zgoraj predlagana ukrepa.

Ob začetku pisanja tega prispevka sem se nepričakovano znašel v dilemi, kako ga nasloviti. V pogovornem jeziku večinoma govorimo o kontroli časa, v resnici pa kontroliramo stanje izvedbe v času in to primerjamo s prvotnim planom, da preverimo, če gre »vse po planu«. Tako tudi tuji avtorji uporabljajo pojem »schedule control« in ne »time control«. Mogoče bi pojem lahko prevedli v »kontroliranje poteka« projekta, vsekakor pa ne v kontroliranje plana ali urnika…

Najpogostejše uporabljeno orodje za ugotavljanje (pravočasnosti) izvedbe je gantogram, ki sem ga predstavil že pri planiranju projekta. Sodobna orodja za podporo terminskemu planiranju omogočajo, da poleg planiranih terminov aktivnosti v fazi izvedbe projekta v gantogram naknadno vnašamo tudi dejanske začetke, trenutno stanje izvedbe (v %) in zaključke (ter s tem trajanje) izvedenih aktivnosti. Razlika med planirano in dejansko izvedbo v danem trenutku pomeni časovno  odstopanje.

Primer gantograma s prvotnnim terminskim planom, dejansko izvedbo in s prikazom časovnih odstopanj

Najbolj poznana pripomočka obvladovanje časa (kot nadgradnja gantograma) sta linija stanja (angl. Jogging ali Progress Line) in B-C-F analiza (angl. Baseline-Current-Future). Linija stanja prikaže za koliko je izvajanje posamezne aktivnosti pred ali za planiranim rokom (orodje, uporabljeno za izdelavo primera na sliki, pokaže le zamude). Na podlagi poročanja izvajalcev aktivnosti se označi odstotek izvedbe posamezne aktivnosti, nakar se ta stanja poveže (slika: rdeča linija z rombi v krogcih pri aktualnih aktivnostih, z odmikom v levo v primeru zamude). Linija pred aktualnim aktivnostim in za njimi teče po datumu kontrole.

B-C-F analiza: vzporedno se izriše planiran potek izvedbe (Baseline, slika: črne aktivnosti) ter dejanska izvedba aktivnosti (Current, slika: modre in rdeče aktivnosti, polna šrafura pomeni % izvedbe). Ko se vnese še predviden čas za izvedbo trenutne aktivnosti (če le-ta ne poteka po planu), lahko poleg trenutne zamude vidimo tudi predvideno zamudo ob koncu (ali mejnikih) projekta v primeru neukrepanja (Future, slika: razdalja med belim in črnim rombom pri zadnji aktivnosti). Večja, ko je razlika hitreje je potrebno ukrepati (več o ukrepih prihodnjič)!

Seveda je pri vseh projektih oziroma aktivnostih težko oceniti odstotek trenutne izvedbe aktivnosti. Medtem, ko se npr. pri gradbenih projektih to lahko izmeri (metri položenih vodnikov, število zgrajenih nadstropij stavbe, kvadratni metri položene izolacije, ipd.), je po drugi strani težko oceniti odstotek izdelane programske opreme ali razvitega izdelka. Nekateri avtorji zato predlagajo, naj se vnese 25% kadar se je izvedba dejansko začela, 50% nekje na polovici, in 75%, ko je aktivnost blizu konca. Spet drugi predlagajo le 0 (aktivnost se še ni začela), 50 (aktivnost se izvaja) in 100 (aktivnost je zaključena). Ker je omenjen problem kritičen predvsem v primeru dolgih aktivnosti, je za obvladovanje časa priporočljivo take aktivnosti že v fazi planiranja razdeliti na več krajših.

Kot sem zapisal že marca, ko sem pisal o planiranju kontroliranja, je kontroliranje zadnji korak procesa (projektnega) managementa – manager v fazi izvedbe z vodenjem zagotavlja učinkovito izvajanje aktivnosti, s kontroliranjem pa preverja, če izvedba poteka po planu. V omenjenem prispevku sem tudi že na kratko predstavil proces in področja kontroliranja, navedel načine pridobivanja informacij ter priporočila za učinkovito kontroliranje (glej takratno sliko).

Proces kontroliranja torej vključuje spremljanje izvedbe (obseg, čas, kakovost, stroške, tveganja, dobave), primerjavo stanja s planom, ugotavljanje odstopanj in planiranje ter izvedbo korektivnih akcij / ukrepov, s katerimi zagotovimo, da bo projekt izpeljan v okviru postavljenih ciljev. Pri tem moram opozoriti na razliko med kontroliranjem in nadzorom. Manager, katerega funkcija je (tudi) kontroliranje, mora redno spremljati izvedbo in ukrepati v primeru odstopanj, med tem ko nadzornik (običajno mesečno) dobi celovito poročilo in praviloma ne ukrepa (se torej »ne vtika« v delo managerja). Lahko le predlaga zamenjavo managerja, če oceni, da le-ta ne obvladuje projekta, ali pa mu svetuje kako naj ukrepa.

Dejavniki učinkovitega kontroliranja

Osnovna vhodna informacija za kontroliranje je elaborat projekta, saj brez kakovostno opredeljenih zahtev in ustreznega plana ne moremo kontrolirati projekta. Pri kontroli v danem trenutku stanje izvedbe vedno primerjamo s planom in če plana ni (ali če je le »okviren«), primerjava in zaznavanje morebitnih odstopanj (ter velikost  le-teh) ni možno, posledično pa tudi ne moremo vedeti, ali trenutno stanje pomeni, da bo projekt izpeljan v okviru omejitev (čas, stroški…) ali ne.

Kontroliranje mora biti redno! Prej ko odkrijemo odstopanja, manjša so in lažje jih je reševati. Raziskava pred leti je pokazala, da redna tedenska kontrola izvedbe zmanjša zamudo projekta za 10% napram mesečnem kontroliranju. Zelo pomembno je, da člani tima sodelujejo pri kontroli – da dajejo prave informacije o stanju ter da ne prikrivajo problemov in napak. Manager projekta mora biti zato prizanesljiv do »prinašalcev slabih informacij« in biti v prvi vrsti usmerjen predvsem v reševanje problemov in ne v kaznovanje (kot »vodja« pa naj se kasneje le pogovori s tistim, ki je zakrivil problem).

Čeprav morajo biti ugotovitve kontroliranja (stanje, odstopanja) in planirani ukrepi ustrezno dokumentirani, pa mora biti kontrola racionalna, kar se nanaša predvsem na čas, ki ga manager in še posebej člani tima porabijo za informiranje o stanju projekta. Preveč birokracije ljudem jemlje čas za delo na aktivnostih in povzroča nejevoljo pri članih tima! Kateri so nujni podatki in kako jih najbolj učinkovito pridobimo, pa bom navedel pri podrobnejšem opisu kontrole posameznih področij v kasnejših prispevkih.

Kontroliranje bo kakovostnejše, če lahko izvedbo ovrednotimo (poraba sredstev, odstotek že izvedene aktivnosti,…) pri tem pa uporabljamo poznane metode (EVA) ali orodja (gantogram). Pa še nekaj: ne kontroliramo ljudi ampak rezultate njihovega dela!